Todos conocemos ese primer momento cuando una nueva persona llega a la empresa y desconoce todo, tanto el método de trabajo como el equipo en el que estará: una sensación sobrecogedora recorre su cuerpo.
La persona que se incorpora a una nueva empresa tarda un tiempo en integrarse, en sentirse parte de esta, tanto porque desconoce las tareas a realizar como a sus compañeros y compañeras.
Para evitar esto nace el onboarding, pero ¿Qué es?
Definición de «onboarding digital»
Aquí es cuando nace el onboarding o proceso de acogida, enfocado en acelerar la adaptación e integración de las nuevas incorporaciones a la empresa, pero minimizando los efectos que pueda generar la incertidumbre del primer día en las personas nuevas, con el objetivo de que su incorporación sea rápida, eficaz y amable.
Este proceso que puede durar un día, una semana o un mes, también está compuesto por algo esencial: que el empleado o empleada se integre conociendo los objetivos, valores y fundamentos de la empresa, su cultura empresarial, para que su integración sea completa, sintiéndose parte de ella.
Sin embargo, la pandemia iniciada en 2020 transforma este proceso presencial en una bienvenida digital, sobre todo con el teletrabajo. Así nace el onboarding digital.
Aquí nos puede surgir la duda de si es lo mismo o no, veamos su definición:
Como es obvio, tanto el presencial como el digital, comparten los mismos objetivos; sin embargo, el digital se realizará mediante pequeños vídeos, gamificación integrada en plataformas LMS, o mediante realidad virtual creando nuevas experiencias.
Aunque, a priori, nos pueda parecer negativo, la acogida digital tiene sus ventajas, por ejemplo, permite la actualización ágil de los contenidos en línea; se puede acceder al progreso de cada empleado de forma fácil y rápida; se adapta a cualquier dispositivo porque es responsive y, además, permite crear y utilizar materiales mucho más creativos a la hora de comunicar o compartir información como la gamificación, o el uso de recursos didácticos interactivos.
Esto permite que el onboarding digital sea
- más económico – no existe gasto en espacios y materiales físicos, tan solo el espacio virtual
- remoto – cuándo y dónde el empleado quiera
- ritmo propio – porque cada empleado puede seguir su ritmo
- respetuoso con el medio ambiente – Totalmente ecológico, sin generar apenas residuos
- personalizado – teniendo en cuenta las características de cada empleado
Además de lo anteriormente expuesto, la posibilidad de facilitar la información por vía digital a las nuevas incorporaciones, evita que otra persona, ya sea del equipo o designado a tal fin, tenga que realizar este proceso de manera personal, de forma que durante el tiempo que dedica a la nueva incorporación dejará de realizar las funciones propias de su puesto.
Cómo realizar un onboarding eficaz en tu empresa
Como cualquier otro proyecto, contar con una buena planificación es esencial, pero también el disponer de buenos profesionales expertos en digitalización o en enseñanza y aprendizaje online (e-learning). En el caso de no contar con estos, es mejor externalizar el proceso.
No debemos confundirlo con el de inducción, que es solo de información y donde no existe comunicación a dos vías.
Por ello, contar con una estrategia o plan de onboarding supone una serie de ventajas para la empresa como:
- Mejor comprensión de las formas de trabajar internamente y de la cultura de la empresa.
- Impulsa una integración rápida y en conjunto dentro del departamento y la empresa, incluso en el equipo de trabajo.
- Incentiva las relacionas personales y favorece la libertad de los empleados para dar su opinión sobre el proceso
- La buena comunicación, feedback, permite que recursos humanos pueda mejorar y optimizar el proceso de incorporación a la plantilla.
- Acelera el tiempo de aprendizaje de las nuevas tareas
- Favorece la creación de un mejor ambiente de trabajo, más relajado y agradable.
- Permite retener más y mejor el talento existente en la empresa gracias a la fidelización que se lleva a cabo como acusa de una buena retroalimentación interna entre empleados y empresa.
- Disminuye la rotación de personal, previniendo así el abandono de los nuevos empleados por no apreciar una buena integración y, por tanto, por no sentirse parte de la empresa.
No obstante, impulsada por la pandemia, se ha convertido en una realidad el teletrabajo. Al ser una incorporación online, surge otro problema: cómo integrar a los trabajadores de forma correcta para que sí se sientan parte de la empresa. Vemos a continuación algunos puntos importantes.
Cómo integrarlo de forma eficaz a los teletrabajadores
Además de esto, ahora entramos en una nueva etapa provocada por el teletrabajo, el onboarding digital o el «proceso de bienvenida digital». Si era complicado ese primer día presencial, mucho más tendremos que centrarnos en la bienvenida digital.
Cuando este proceso es acertado y se tienen en cuenta todos los pasos, la nueva incorporación se siente cuidada, comprometida, con una agradable sensación de bienvenida y segura de que su elección (del empleador) ha sido la correcta, alcanzando la productividad o cumpliendo con las necesidades y expectativas del puesto, en el menor tiempo posible.
¿Cómo lograr todo esto con los nuevos teletrabajadores?
Deberemos tener en cuenta en los primeros días cuatro áreas para que nuestra estrategia de onboarding sea un éxito: las personas, la estrategia, los procesos y la tecnología.
- Presentaciones: el nuevo debe conocer desde el inicio a las personas importantes como los responsables de equipo, los compañeros, recursos humanos… para saber a quién se tiene que dirigir para resolver cada una de las cuestiones que le puedan surgir.
- Conversaciones en videollamada con personas de diferentes departamentos, donde expliquen sus roles y las expectativas de trabajo conjunto (con la nueva incorporación)
- Reuniones del equipo de trabajo para conocer a los otros compañeros y «conocerse», con preguntas del tipo: ¿Cuánto tiempo llevas aquí? ¿Por qué elegiste esta empresa?…
- Reuniones informales como cafés virtuales post jornada, por ejemplo, para que puedan socializar de forma más personal e informal.
- Presentar a la persona responsable de recursos humanos para que conozcan desde un inicio a quién pueden dirigirse si surge algún problema, así como resolver aquellas dudas que le puedan surgir en cuanto a sus condiciones laborales: posibilidad de flexibilidad horaria, cómo se realiza el registro de jornada, la justificación de incidencias, etc.
- Compartiendo experiencias: para ello organizar pequeños encuentros en los que las nuevas incorporaciones puedan contar su experiencia, sus logros, mostrando así su identidad. Una idea es que cada uno de los asistentes hable sobre 3 fortalezas suyas o sobre tres hitos en su trayectoria, por ejemplo.
- Presentación de los roles y tecnología que el nuevo trabajador va a tener y manejar.
- Presentación de la estrategia de la empresa y de sus perspectivas comerciales o de su objetivo o metas a conseguir.
- Envío previo al inicio de un Kit de bienvenida, así como de todo el papeleo administrativo para dar tiempo a su lectura antes de firmar el primer día de trabajo.
- Manual sobre trabajo remoto en el que se indiquen las reglas estrictas, las expectativas, las regulaciones internas, la metodología. Es decir, una guía de teletrabajo.
- Recursos: si va a tener acceso a contraseñas y usuarios, por ejemplo, enviar toda la información en un documento, o darle acceso de forma remota, para que todo esté claro y en el mismo lugar, favoreciendo la rapidez de acceso.
- La información referente a los programas o aplicaciones informáticas que se utilizan en el desempeño de su puesto de trabajo, así como el acceso y el modo en que está organizada la información en la nube o en la intranet de la empresa.
En resumen, un buen onboarding o bienvenida permitirá al nuevo trabajador integrarse y sentir que forma parte de la empresa. Pero, para que sea un éxito, deberemos tener en cuenta diferentes puntos como los recursos, los roles, las presentaciones, los espacios de reuniones informales, las guías o manuales, las conversaciones…
No olvidemos que el talento no sirve si no se sabe retener y alimentar, tanto el externo (incorporaciones) como el ya existente en la empresa.
