Sabemos que una de las claves del éxito de una empresa es su comunicación interna. Claro que, en primer lugar, vamos a definir qué es la comunicación interna, para adentrarnos después en las diferentes vías de comunicación existentes y que podemos utilizar.
Aunque sabemos qué significa comunicar, quizá no damos la importancia que tiene a una buena comunicación entre la empresa y los empleados y empleadas de esta.
Hoy en día, en la era de las redes sociales, todas las empresas se preocupan de la información que ofrecen públicamente, así como por la imagen que transmiten al exterior. Todo ello repercutirá en la imagen de marca y en la reputación de la empresa.
Si no sabes cómo mejorar la comunicación en tu empresa no te pierdas nuestro artículo en el que te damos diferentes pautas para lograr una mejor comunicación en el trabajo.
A continuación, vamos a comentar con detalle varios medios o canales de comunicación interna en la empresa. ¡Empezamos!
Newsletter
La revista impresa era más común en las grandes compañías por el elevado coste que suponía su impresión. Hoy en día, la newsletter digital es la vía más utilizada.
La utilidad de la revista, tanto en la comunicación interna como externa, dependerá de su contenido, como es obvio, y nos servirá para implicar a la plantilla, romper jerarquías, animar (humor, positivismo), pero su función principal es enviar información sobre las últimas novedades internas y externas (novedades en el sector de actividad), los cursos de formación, así como también sobre los proyectos y la estrategia de la empresa.
Además, las newsletters son un recurso cada vez más utilizado por las empresas como vía para llegar a los profesionales, cultivar el prestigio e incluso generar potenciales clientes o colaboradores.
Encuestas
Nos permite conocer las expectativas, los deseos y las necesidades de los empleados y empleadas de una forma mucho más efectiva. Así obtendremos el máximo de información que nos permita mejorar en todos los aspectos de la empresa.
Para ello es preciso definir bien los objetivos y la finalidad de cada encuesta, así como conocer a la audiencia a la que irá destinada, redactando las preguntas de forma adecuada para obtener la mayor información posible.
Desde luego, no deberemos olvidar la difusión y la promoción de forma interna, así llegará a todos los empleados y empleadas, y obtendremos más resultados.
Esto ya se puede realizar con herramientas adecuadas, como una APP de comunicación interna, lo que te ayudará a realizar encuestas en pocos minutos y a que su difusión sea más rápida y generalizada, ya que la recibirán incluso aquellas personas que menos se suelan conectar.
Las encuestas resultan útiles para conocer la opinión o impresión que tiene la plantilla sobre determinados aspectos ya que, en ocasiones, la empresa puede pensar que la información se traslada de forma correcta y, sin embargo, no llegar a todas las escalas, grupos, turnos o jerarquías de igual modo.
Por ello, es importante que las encuestas se puedan responder de manera anónima para que las personas trabajadoras no estén condicionadas ante las posibles represalias como consecuencia a una opinión dada.
Intranet
Sin lugar a duda podemos afirmar que es uno de los canales más utilizados por las grandes empresas puesto que es exclusivo de la organización y útil para ofrecer noticias sobre la empresa, acceso a documentación importante, acceso a avisos e información de utilidad, por ejemplo, la organización de eventos.
A su vez, dentro de este se pueden utilizar otros canales de comunicación interna como la revista digital, el buzón de sugerencias, el blog, el tablón de anuncios digital… etcétera.
A través de la Intranet se pueden presentar resultados y exponer datos sobre la evolución de la empresa. No obstante, hay compañías que utilizan la propia página web de la empresa para difundir información interna, tanto de procedimientos o códigos éticos como de la estructura o detalles de la actividad, ya que deciden hacerlos públicos en base al principio de transparencia.
Buzón de sugerencias
Aunque pueda parecer una opción antigua, casi anacrónica, es un buen canal para el feedback con la dirección, es decir, para mantener una comunicación bidireccional sin que los empleados y empleadas tengan el temor a las represalias.
Para ello deberá ser de fácil acceso, anónima y real, es decir, que las personas que participen vean que sus opiniones o sugerencias se tienen en cuenta.
Como vimos en otro artículo, la retroalimentación permite una mejor comunicación interna, máxime si queremos que esta sea un valor añadido para la empresa.
Aquellas empresas que tienen incorporados sistemas de cumplimiento normativo o compliance cuentan con un «canal de denuncias» mediante el cual se permite la comunicación de irregularidades, incumplimientos del código ético o infracciones legales, sirviendo este como medida de control y vigilancia de la actividad de la empresa.
Red social corporativa
De fácil y sencillo manejo, solo hay que descargar una APP, esta red se puede utilizar para fomentar las dinámicas de grupo, además de hacer interacciones o gamificaciones que aumenten el sentimiento de pertenencia de la plantilla.
No obstante, no debemos olvidar la desconexión que los empleados y empleadas deben llevar a cabo por lo que, si fuera preciso, ya que de no ser así se convertiría en contraproducente.
Chat interno
Los chats son críticos en el día a día, tanto para la gestión de equipos y tareas como para mantener el contacto. Además, dinamizan el trabajo, el traspaso de información entre compañeros o jefe-empleado, y generan menos estrés que ver 100 mensajes sin leer en la bandeja de entrada.
La comunicación asíncrona sigue siendo muy útil. Por ejemplo, se puede utilizar Teams, ideal para el seguimiento de proyectos y el intercambio de información o documentación, pero también simplemente para saludarse, sobre todo, hoy en día con el teletrabajo.
Permite la comunicación simultánea entre varias personas, por ello resulta más eficiente, tanto si se realiza mediante mensajes o a través de videollamada.
Eventos internos
Los eventos sociales internos son esenciales, aunque se realicen de forma telemática, sobre todo con el teletrabajo, ya que estos momentos son como las charlas de los cafés.
Aunque hablemos de eventos telemáticos, se pueden organizar clases semanales de yoga, encuentros con el departamento de marketing para hablar de las dudas de todo tipo, con el CEO para charlar sobre cómo van los proyectos… etc.
No olvidemos que este tipo de dinámicas son muy útiles para mejorar y afianzar el compañerismo y el trabajo en equipo, tanto entre compañeros como entre distintos departamentos.
Las empresas pueden realizar eventos relacionados con sus valores y la Responsabilidad Social Corporativa, bien mediante la realización de actividades en días señalados o de eventos solidarios en los que participe su plantilla y contribuyan a los fines sociales.
