Tomar decisiones difíciles en RR. HH.

Definición de «decisiones críticas»

Si existe un área en la empresa que deba tomar decisiones que pongan a prueba su credibilidad, prestigio y reputación, es recursos humanos.

Para gestionar un área como esta se necesitan un compendio de habilidades como la inteligencia y la responsabilidad, pero también se debe ser creativo y racional.

La clave en estos momentos difíciles a la hora de tomar decisiones es la objetividad y, para ello, puesto que estamos en plena era tecnológica, nos podemos ayudar de herramientas, técnicas y procedimientos que ya existen y que, además, evitan dejarse llevar por el ímpetu, el deseo o la ira.

Las decisiones en RR. HH. deben ser meditadas, valorando globalmente las consecuencias, no solo por la repercusión que puedan tener en la persona interesada, sino por el mensaje que recibe el resto de la plantilla con cada actuación.

Por ello, las decisiones deben ser congruentes, transparentes y justificadas a los representantes legales de las personas trabajadoras.

Pero ¿cuáles podrían ser esos «momentos únicos»?

• Los despidos
• Expedientes de regulación de empleo, cambio de condiciones en la empresa o la absorción o fusión con otra organización
• Proyectos estratégicos vinculados a negocio
• Selección de puestos claves, como cambio de la directiva o promociones a puestos de responsabilidad
• Organización del trabajo, con nuevos procedimientos o sistemas de gestión, como ha ocurrido en los últimos años con la digitalización de las empresas
• Cursos de formación

No obstante, muchas de estas decisiones deben ser consultadas, e incluso negociadas, con la representación legal de las personas trabajadoras, como ocurre con los despidos colectivos o expedientes de regulación de empleo, por lo que no se trata únicamente de decisiones unilaterales, lo que supone la necesidad de exponer y justificar la situación que da lugar a la decisión complicada.

Ahora veamos su clasificación por categorías.

Clasificación de las decisiones difíciles

Al mismo tiempo, después de ver cuál es la definición, vamos a ver cómo clasificamos estas decisiones según el nivel jerárquico, el método utilizado, o la mezcla de ambos.

Conozcamos mejor cada una de estas categorías.

Según el nivel jerárquico. Aquí el liderazgo y la toma de decisiones no se distribuye por igual y dependerá del rol que ocupe cada uno dentro de la empresa. Y, desde este punto de vista, las decisiones pueden ser:

• Estratégicas: corresponden a los altos directivos y están directamente relacionadas (las decisiones) con los objetivos de la empresa y los planes que esta tenga a largo plazo. Cuidado, aquí los errores pueden ser muy graves.
• tácticas: corresponden a los mandos intermedios y se enfocan en la distribución y el uso eficiente de los recursos disponibles
• operativas: corresponden al personal operativo y a los supervisores, y se enfoca en las tareas rutinarias del día a día, y en las pautas ya trazadas por los mandos intermedios.

Según el método. Se basa en el método o procedimiento que utiliza la empresa para la toma de decisiones. A su vez lo podemos dividir en:

• Programadas, es decir, las que se toman en base a un procedimiento ya definido previamente. Para ello se define y analiza el problema y sus implicaciones.
• No programadas, o sea, cuando se deben tomar decisiones sobre cuestiones inesperadas y para las que no existe un procedimiento ya preestablecido. En este caso, suele influir más la creatividad, intuición y criterio de quien debe asumir la decisión.

Por método sintético. Esto es, cuando aunamos las dos anteriores, nivel jerárquico y según método. Y, a su vez, lo podemos subdividir en:

• Estructuradas, en otras palabras, siguiendo un orden ya definido y partiendo de información sólida, contrastada y puntual (generalmente, métodos matemáticos y reglamentados).
• Semiestructuradas: No existe procedimiento previo definido, sino que se van incorporando métodos estructurados para ir llegando a un resultado.
• No estructuradas: en estas no es posible utilizar ningún método o estrategia previos ni definidos. Son situaciones imprevistas, por sorpresa, que precisan soluciones inmediatas y no hay tiempo para un procedimiento formal y estructurado.

Ya conocemos su definición y cómo clasificarlos, ahora nos detendremos en sus fases y elementos.

Fases y elementos en la toma de decisiones

Además de las habilidades precisas, se pueden ejercitar diferentes técnicas como el yoga o trabajar el coaching y, así, mantener controlado el estrés. No obstante, como sucede en la mayoría de las cuestiones, el entrenamiento es la manera más eficaz. Existen diferentes estrategias que se pueden poner en marcha ya que, después, acertar o no en la toma de decisiones dependerá de muchos otros factores.

Imagina que estás al frente de un equipo de trabajo y tienes que tomar una decisión crítica, ¿qué harías?

Antes de tomar esa decisión, deberás analizar elementos como:

• Información. Como es obvio, no se puede tomar una decisión crítica sin contar con toda la información posible.
• Conocimientos. Deberemos tener conocimiento sobre el área o materia sobre la cual vamos a tomar una decisión de este calibre. Si no fuera así, hay que asesorarse previamente.
• Experiencia. El tener experiencia aporta conocimiento, si no se tiene debemos asesorarnos con una persona que sí la tenga.
• Análisis. Con la información, los conocimientos y la experiencia, podemos descomponer el problema para analizarlo por partes y así discernir la actuación mejor.
• Criterio: es imposible contar con un buen criterio sin tener previamente la información, conocimientos, experiencia y análisis precisos.

Una vez tienes claros todos los elementos, llega el momento de tomar la decisión, para ello puedes ir por fases:

• Primera, la decisión inteligente. debes tener claro el fin u objetivo que quieres alcanzar con la decisión.
• Segunda, el diseño: analiza las diferentes opciones que tienes, centrando tu atención en sus características, ventajas, inconvenientes y condiciones.
• Tercera, la selección: valora los riesgos analizando y buscando alternativas, así minimizarás los riesgos y posibles consecuencias de la decisión.
• Cuarta, asegúrate: recuerda, sino posees los conocimientos y/o la experiencia previos, no tomes una decisión que pueda suponer un gran cambio sin pedir la opinión de tu equipo de trabajo o de asesorarte por un experto en el tema o área.
• Quinta, el miedo: debes canalizar el miedo a equivocarte para no bloquear con ello tu capacidad de análisis y así valorar de forma objetiva las opciones.

En ocasiones, la toma de una decisión, como puede ser un nuevo procedimiento de gestión o funcionamiento, conlleva un periodo de implantación y adaptación, en el que es necesario realizar un cronograma de objetivos para realizarlo de manera progresiva, así como impartir formación a la plantilla, en su caso, para el nuevo sistema.

5 ámbitos sobre los que más impacto generan las decisiones

Desde luego, hay algo claro y contundente: toda decisión tendrá consecuencias. Por ello, siempre deberemos actuar con responsabilidad y de forma muy exhaustiva y concienzuda.

Después de ver fases y elementos, queremos conocer un poco más los cinco ámbitos sobre los que más impacto puede generar una decisión en la empresa. Estos son:

• Las personas. Cuando se toma una decisión no afecta solo a quien la toma, sino a muchas otras personas en la empresa.
• Objetivos. Cada una de las decisiones tomadas debe afianzar las políticas y contribuir a la consecución de los objetivos.
• Recursos y tiempo. No tomar una decisión de forma adecuada puede suponer repetir el proceso y asumir el costo de esta, lo que implica pérdida de recursos y de tiempo.
• Riesgo: una decisión incrementa el riesgo en el área o proceso sobre el que recae la misma. Las incertidumbres aumentan con las decisiones erróneas, generando mayores riesgos.
• Procesos y resultados. Es obvio, la toma de decisiones afecta el desarrollo de los procesos y termina quebrantando los resultados. Si son erróneas, las decisiones, esto afectará a malos resultados y entorpecerá la actividad empresarial.

Cómo superar los momentos críticos en la empresa

El tiempo, los recursos, pueden llevar a la toma de decisiones precipitadas que perjudiquen sobremanera a la empresa. Para evitar esto, es mejor prepararse bien para esos momentos difíciles. Vamos a ver cómo podemos afrontar y superar estos momentos críticos:

No olvides el significado de «equipo de trabajo». No tomes la decisión solo, algo recurrente en los directivos y otros cargos, reúnete con tu equipo y delega decisiones. Explícales con todo detalle la situación, pásales toda la información. Recuerda que cuentas con diferentes perfiles que pueden poseer conocimientos más especializados y con mayor criterio.

Comunicación y retroalimentación. Habla con los empleados, de forma individual, también con clientes, y así conocer sus opiniones sobre las medidas. Además de expresar emociones y así no provocar rumores, pueden aportar su experiencia y opinión. Los empleados se sentirán valorados y escuchados, y los clientes también, generando a su vez una idea de si cumple o no las necesidades del mercado. La transparencia y justificación en la toma de decisiones es necesario para generar confianza, no sólo en el cliente, sino también en la propia plantilla. La incertidumbre genera falta de motivación e implicación, por eso es necesario que en todas las decisiones de cambios relevantes se cuide el proceso de comunicación y la información que se facilite. 

Elimina opciones. Un error habitual es contar con demasiadas opciones encima de la mesa. Simplifica, analiza y deja solo aquellas esenciales.

Reconoce el impacto de las decisiones. Que toda decisión conlleva una acción y, por tanto, un impacto, es obvio. Intenta priorizar buscando la forma de ayudar, de lidiar con los cambios, a la par de continuar buscando éxito y metas. No sobrecargues a los trabajadores, elimina lo superfluo y centra los esfuerzos en lo esencial.

Trasmite la parte positiva, comentando lo que a corto o medio plazo van a suponer los cambios en la empresa. Comenta los puntos más seguros y positivos.

Sé líder. Demuestra que tú, u otras personas, estarás siempre ahí, disponible para comentar asuntos laborales. Debes resolver todas las dudas para evitar rumores, malentendidos y mal clima laboral.

Agradecimiento. Agradece con sinceridad a todos el tratar de comprender los motivos de las acciones o decisiones tomadas. Muestra tu agradecimiento por su disposición para el esfuerzo adicional que les pides en tiempos difíciles.

Una vez tomada la decisión e implantados los cambios, es necesario hacer seguimiento de la evolución y los objetivos deseados con la decisión concreta, puestos que es lo que va a determinar si se ha realizado de manera satisfactoria o es necesario realizar alguna corrección en la misma.