Las reuniones son parte del trabajo, de la jornada de trabajo. Igual que se intenta conseguir la eficiencia, la eficacia y la efectividad en las funciones, debe tenderse también a que las reuniones sean eficientes.
Pero es preciso en este apartado distinguir entre eficiencia (hacer las cosas bien, cómo hay que hacerlas), eficacia (hacer las cosas correctas, qué cosas se hacen, consiguiendo los objetivos) y efectividad (haber bien las cosas y de forma correcta).
Se puede decir que «no hay nada más inútil que hacer las cosas muy eficientemente cuando no hay que hacerlas en absoluto». Es una frase de Peter Drucker, que es el creador del concepto de trabajo o trabajador del conocimiento y que a lo largo de su obra ofrece numerosas pautas para la distinción de estos 3 conceptos.
A modo de resumen, se puede sintetizar diciendo que la reunión será eficiente cuando, haciendo las cosas bien, se consigue el resultado planificado de antemano con la misma.
La generalización del trabajo en equipo, las sinergias entre los distintos departamentos y las herramientas de trabajo compartidas en Cloud, hacen necesario que los equipos de trabajo establezcan determinados criterios de trabajo y procedimientos de gestión.
Algo tan sencillo como decidir el cómo se archivan o nombran las carpetas y los documentos, es necesario cuando varias personas utilizan los mismos archivos.
Así, en los últimos años han surgido nuevas metodologías de trabajo, como el método AGILE, que como su nombre indica, es un sistema de trabajo que busca la simplificación, funcionalidad y que los equipos se auto-gestionen, por tanto es necesaria la confianza y empoderamiento de los mismos.
Cinco claves para organizar una reunión
Tener claros determinados extremos
Antes de convocar una reunión hay que tener claros determinados extremos, como son: la fecha y hora de la convocatoria, teniendo en cuenta la disponibilidad de los asistentes. Las personas que se deben convocar, es uno de los elementos más determinantes para la operatividad de las reuniones, teniendo en cuenta siempre el criterio más estricto posible: deberán acudir generalmente, la persona o personas con capacidad de decisión sobre la materia a tratar y la persona o personas que tenga que ejecutar la decisión.
Es necesario que la convocatoria se realice con suficiente antelación para cumplir con uno de los requisitos más importantes para que sean efectivas: que todos los participantes previamente hayan trabajado sobre la materia de la reunión, revisar documentación, buscar soluciones, propuestas de ideas, etc.
Las reuniones, por regla general, se deben celebrar para tomar decisiones, ya que para cuestiones informativas existen otros sistemas de difusión.
Puntos clave
Las claves de la reunión son:
1. Fijar en la reunión un objetivo, de forma que todo el desarrollo de ese encuentro gire en torno al objetivo establecido. Cuando se observe que hay un distanciamiento respecto de la meta propuesta, hay que reconducir la reunión.
El objetivo equivale al resultado deseado. Hay que conducir pues la reunión de acuerdo al objetivo
Para ello, deberá existir una persona que se ocupe de moderar la reunión, es decir, dar la palabra para cada intervención y tener muy presente el orden del día y no desviarse en ningún momento.
2. Tema tiempo. Es preciso emplear un tiempo para definir el objetivo y comunicarlo a los participantes en la reunión ( a tu equipo).
Las reuniones deben tener un tiempo limitado y todo el mundo tiene que ser consciente de la duración, de esta forma, exigirá una concentración mayor sobre el objeto de la misma. Hay que tener en cuenta, que si la organización se ha realizado correctamente, todas las personas que asisten tienen que intervenir, por lo que se deben controlar los tiempos de cada uno para evitar que se repintan argumentos y que otros no se puedan exponer.
Es importante que exista un sistema de trabajo definido en el que los equipos tengan clara la frecuencia de las reuniones. Así, la duración será distinta si se realizan con una frecuencia semanal, mensual o trimestral.
Hay que optimizar el tiempo todo lo que sea posible, porque si no, la reunión se convierte en una pérdida de tiempo para todos los participantes.
Además en la reunión todos y todas deben tener su tiempo de participación. En este sentido, el organizador debe distribuir los tiempos de intervención de cada asistente.
Respecto a la gestión del tiempo, es muy importante cumplir con la puntualidad de la reunión: si preparas todo lo que puedas antes del comienzo, después tendrás más minutos
Uno de los beneficios que nos ha aportado la experiencia de las reuniones Online es que generalmente se cumple mucho más con la puntualidad y la eficacia. A diferencia de las reuniones presenciales, se eliminan los imprevistos relacionados con los posibles desplazamientos y son mucho más sencillas de programar. También es más frecuente que exista mayor control sobre los asuntos a tratar y se evite derivar en materias que no son objeto de la misma. No obstante, la programación de numerosas reuniones online es mucho más frecuente.
3. Estructurar la reunión. Se puede crear una agenda para el desarrollo de la reunión para dejar todo atado, definiendo los puntos de realización que son prioritarios, los temas que se van a tratar, el resultado que se quiere obtener, avisando con suficiente antelación del día y hora, lugar o plataforma – app en que se realizará.
4. Las aportaciones de tu equipo son un tesoro que tienes que fomentar y custodiar. La utilidad de sus sugerencias y comentarios está fuera de duda, por lo que debes animarles a escuchar y a participar. Puedes hacer una asignación del tiempo que cada uno debe emplear para hacer sus sugerencias. Un buen líder debe fomentar el intercambio de ideas. No hay que ser sólo gestor de una reunión, hay que ejercer el liderazgo en la misma guiándola hacia el resultado que has fijado.
Compartir ideas en grupo es una técnica excelente para provocar nuevas propuestas. Incluso, es conveniente ponerse en situaciones distintas de la real para que surjan nuevos propósitos o proyectos, es decir, es importante dejar lugar para la imaginación, ya que puede aportar soluciones a determinadas cuestiones que puedan encontrarse bloqueadas. Por tanto, crear un clima distendido y de confianza, para que todos los asistentes tengan facilidad para opinar es muy valioso, ya que el «miedo al error» puede provocar que alguien deje alguna maravillosa solución sin exponer.
Es importante tratar los asuntos desde los distintos enfoques o prismas, haciendo el esfuerzo de comprender las opiniones que son distintas a las nuestras y sobre todo escuchar los argumentos, dando lugar a un mayor enriquecimiento de la reunión.
5. Resumen de la reunión. Este resumen puede hacerse como un documento o acta, en la que se redacta un extracto de lo acontecido. Cuanto más detallada sea el acta, mejor, dejando constancia de los puntos tratados y los acuerdos a los que se ha llegado.
Este registro es fundamental para la comprobación de la eficiencia de la reunión.
Al finalizar la misma, todo el mundo tiene que tener claro qué hay que hacer, cómo hay que hacerlo, quién y en qué plazo. Es importante determinar previamente, quién va a tomar ese acta y que en la misma se dejen constancia de los acuerdos, no siendo necesario que se trasladen todos los debates, sino únicamente las decisiones finales.
Es recomendable, que tras la reunión todos los asistentes tengan el acta y exista una persona encargada de comprobar que se llevan a cabo las decisiones según lo acordado. En caso contrario, nos podemos encontrar con sucesivas reuniones que se traten los mismos temas y se dejen eternamente pendientes.
¿Cuándo una reunión es eficaz?
Una reunión es eficaz si, tras su finalización, los participantes no sienten que han perdido el tiempo. En ellas se llegan a soluciones (definitivas o sólo avances) que afectan a la empresa en general o a trabajadores/as en particular.
Según explican desde es.workmeter.com, “para que una reunión sea eficaz, no debería exceder de una hora y media. Por encima de este tiempo, la atención y participación de los asistentes irá decreciendo. Es importante definir los tiempos de intervención de cada asistente para calcular bien el tiempo necesario de reunión y respetarlo”
Como iniciar una reunión
El estadounidense Jason Shah, fundador de Do, una empresa de tecnología colaborativa para desarrollar reuniones productivas, enumera algunos consejos para comenzar bien el compromiso laboral. Los resumimos en:
●Avisar a todos los participantes sobre el tema de la reunión y empezarla informando a todos del propósito de la misma
● Imbuir de positivismo el comienzo, la presentación
● Mencionar una cifra o estadística sorpresa o una cita con relevancia
● Utilizar el storytelling, contar una historia. Con ella se puede conseguir transmitir emoción, que las personas se rían, aprendan una lección o hacer alguna enseñanza moral
● Tener un minuto de silencio justo antes de la reunión. Suele servir para hacer que los reunidos dejen fuera la carga de asuntos accesorios que llevan y se centren en la reunión que va a tener lugar.
Con este artículo hemos pretendido dar luz al tema de las reuniones eficaces en el trabajo. Desde el momento en que toda la actividad en la empresa es medible por medio de unos indicadores o KPIs, influye en los resultados finales de productividad el tiempo empleado en una reunión, sobre todo si excede mucho del tiempo en el que generalmente se considera eficiente.
Hay que recordar que todo lo que sea optimización del tiempo es bienvenido. A nivel organizativo, las reuniones tienen un coste, traducido como mínimo en el salario/ hora de las personas que asisten, por tanto, debe compensar invertir ese tiempo, dinero y esfuerzo en la gestión de la actividad para la mejora continua y la consecución de objetivos.
