A lo largo de este artículo vamos a ir conociendo qué es la retroalimentación en la comunicación interpersonal, por qué es importante obtener y proporcionar feedback positivo y, muy importante, la retroalimentación constante y objetiva en el trabajo.
Se puede considerar que la comunicación es uno de los elementos claves de las empresas, que incluye todos los procesos de intercambio de información, tanto internos como externos.
Con independencia del tamaño de las organizaciones, es importante que la comunicación funcione correctamente y se adapte a cada tipo de interlocutor.
Dentro de una empresa existen distintos niveles de comunicación, dependiendo de las materias, frecuencia y jerarquía que implique la relación. Así, el contexto y forma de comunicar es distinto si lo realizamos con un superior, con un compañero o con alguien que depende orgánicamente de nosotros, teniendo en cuenta el contexto, si se trata de una reunión formal o en situaciones más informales.
Facilitar el intercambio de información de los distintos departamentos dentro de la empresa, genera una visión corporativa, permite compartir objetivos, trabajando en una misma dirección, mejora el ambiente laboral, reduce la incertidumbre y mejora la productividad.
Que es la retroalimentación en la comunicación interpersonal
Cuando hablamos de «retroalimentación» en la comunicación interpersonal nos estamos refiriendo a la respuesta del receptor al mensaje enviado por el emisor, donde dice qué ha entendido con exactitud de dicho mensaje.
Es decir, la retroalimentación es la respuesta de nuestro receptor (ya sea una persona o un grupo) y, a través de ella podemos saber si este ha entendido y percibido nuestro mensaje en los mismos términos que nosotros lo emitimos. En el caso de no haber sido buena dicha apreciación, nos permite volver a emitir el mensaje con las correcciones y puntualizaciones oportunas.
Es decir, cuando hablamos de retroalimentación en el trabajo nos referimos a un proceso que se suele dar después de realizar una evaluación de desempeño y en el que se incluyen consejos, comentarios, y cuyo objetivo será siempre el de aportar información para reforzar la relación empleado-empresa, garantizando así la consecución de los objetivos trazados.
Es necesario que se potencie la comunicación, proporcionando canales y espacios para transmitir la información, aunque tienen que ser medios eficientes y que cumplan con las expectativas o necesidades de cada momento.
La utilización correcta de los distintos medios de comunicación en las empresas es uno de los elementos que van a determinar su eficiencia, por mencionar un ejemplo de los más utilizados, como es el correo electrónico, con unas sencillas directrices en las que se conozcan los distintos niveles de decisión, puede evitar el envío de información a personas que no se encuentran en la cadena de decisión sobre el contenido de los mismos, evitando trabajo innecesario por parte del receptor.
Pero ¿Cómo obtener y proporcionar este feedback?, lo vemos a continuación.
Obtener y proporcionar feedback
Cuando emitimos un mensaje tenemos la responsabilidad como emisores de conseguir que este sea entendido correctamente. Para saber si ha sido así necesitamos una respuesta, la retroalimentación.
Como decíamos, suele ser un procedimiento a posteriori de una evaluación de desempeño, donde comentaremos las fortalezas o debilidades del trabajador para ayudarle a potenciar su talento. Cómo evaluemos este desempeño y proporcionemos a su vez feedback serán clave, y en la mayoría de las ocasiones la respuesta será «no verbal».
Por tanto, cuando estamos frente a nuestro receptor (o receptores) debemos fijarnos también en su lenguaje corporal y en sus expresiones faciales buscando otros indicios de su nuestro mensaje ha sido comprendido y el grado de acuerdo con el mismo.
Además de propiciar esa comunicación por medio un diálogo, que puede ser bien presencial o bien online, cuando se realiza una evaluación de desempeño, estamos realizando una valoración de cómo se han ejecutado una serie de tareas, que estarán precedidas de una serie de intercambios de información previos que es conveniente tener presentes. Es importante confirmar que todas las comunicaciones realizadas por otros medios, ya sea por correo electrónico, informes, etc., se han recibido con el mensaje exacto que se quería trasladar.
A continuación, verás por qué el feecback puede ser positivo y negativo.
Feedback positivo y negativo
Como hemos comentado en el punto anterior, el feedback es la respuesta de nuestro interlocutor(es) al mensaje que nosotros hemos emitido con anterioridad, donde nos facilita información sobre su interpretación y comprensión de este.
Aunque existen varios tipos de feedback en el trabajo, en este artículo nos vamos a centrar en dos: positivo y negativo.
• Positivo: cuando es positivo incluye todas apreciaciones, anotaciones y puntualizaciones dirigidas a lograr una mejor puesta en valor de los logros obtenidos, ya sea con elogios, comentarios, premios o reconocimientos.
• Negativo: cuando es negativo nos aporta información para replantear de nuevo cuestiones hechas de forma incorrecta o incompleta, o simplemente con errores, e impulsar así propuestas de mejora como el poner en marcha tutorías de formación para que los empleados vuelvan a ser valiosos para la empresa.
El feedback es una de las funciones más difíciles que debe asumir un ejecutivo. ¿Por qué? Porque es clave a la hora de ejercer un buen liderazgo.
Es imprescindible identificar bien el problema y analizarlo exhaustivamente (con un buen programa de desempeño); darle al trabajador las herramientas para que sea él mismo quien pueda autoevaluarse; crear un clima favorable para comentar propuestas; contar con un plan de acción organizado donde ya estén claros los objetivos de la próxima evaluación; y realizar un seguimiento.
De esta forma, lograremos que los empleados se sientan el doble de involucrados en su trabajo.
En el siguiente punto veremos que la retroalimentación es un proceso constante y objetivo en el trabajo.
Una de las dificultades de ejercer correctamente el liderazgo de los ejecutivos, es tener que realizar una valoración negativa de una tarea de la persona trabajadora, de manera que lo pueda enfocar como un aprendizaje y no como una represalia. Para ello, deberá tener una conexión emocional con el receptor y ponerse a su disposición para resolver todas las dificultades que le puedan surgir, para que se interprete como una persona de apoyo y no de mero control.
Conseguir tener un liderazgo excelente presenta multitud de dificultades, derivadas de que no existen reglas fijas predeterminadas para aplicar a todas las personas, no podemos aplicar reglas estandarizadas en las relaciones interpersonales y se deberá hacer un esfuerzo para conocer a individualmente a nuestro equipo.
En todo caso, la comunicación debe ser asertiva, manifestando las opiniones de manera respetuosa y siendo capaces de ponernos en el lugar del receptor.
Retroalimentación en el trabajo. Proceso constante y objetivo
La buena retroalimentación es un instrumento útil en el funcionamiento de la empresa porque asegura las tareas y la consecución de objetivos. ¿Cómo?
Es mucho más efectivo un feedback continuo, de unos minutos al día, donde el jefe se acerque a la mesa del trabajador y le pregunte por sus tareas y por cómo se encuentra en la empresa. Esto tiene que ser una práctica habitual e informal desde su integración en la plantilla de la empresa.
Cuando la retroalimentación en el trabajo es bidireccional, se convierte en un elemento clave que aumenta el sentimiento de pertenencia e identificación en los empleados, se sienten más integrados. Pero también mejora sus oportunidades porque conocemos sus puntos fuertes; así como la productividad de la empresa, ya que un trabajador valorado se siente más responsable y aumenta su producción.
En resumen, contar con una buena retroalimentación en el trabajo proporciona al empresario una visión global de su empresa, lo que también le permite tomar decisiones más precisas sin miedo a equivocarse.
Uno de los errores más frecuentes que se pueden cometer es no dedicar suficiente tiempo a la comunicación informal, propiciando espacios para conocer a las personas, al margen de su perfil profesional y datos técnicos, lo que nos ayudará a conectar emocionalmente.
Así, la comunicación se debe realizar de manera permanente con el equipo, provocando conversaciones y con predisposición para escuchar, con interés y detenimiento.
Con la implantación del teletrabajo, es necesario utilizar vías de comunicación digitales y contacto con los equipos para evitar la desmotivación y aislamiento, siendo conveniente realizar esfuerzos para intercambiar información referente a la empresa y programar foros comunes para la integración en la dinámica corporativa.
