El cambio es una constante, sin embargo, en situaciones como la que vivimos, vemos cuán necesario es impulsar la búsqueda de la eficiencia y la competitividad en el entorno empresarial. Para llevar a cabo con éxito estos cambios deberemos contar con un planteamiento y gestión del cambio adecuados que repercutirán directamente en las personas, y es aquí donde el rol de recursos humanos se convierte en decisivo.
Los cambios pueden surgir en las empresas por distintos elementos: nuevo producto en el mercado, nueva metodología de trabajo, la introducción de un nuevo software o una reestructuración y los motivos pueden ser diversos: necesidad de digitalización, fusión de empresas, cambio de tendencia en mercado, nuevos competidores, cambios legislativos que afectan a la actividad, etc.
Para definir el cambio, hay que analizar qué beneficio puede aportar: aumento de productividad, agilidad en los procesos, eficiencia, control y mejora de los mismos, etc.
Los cambios en las empresas se pueden realizar por distintos motivos: mejorar la productividad, mayor eficiencia, nueva imagen, cambios en los procesos, nueva estructura de la organización, cambios en la infraestructura o cultura, cambios en la política de recursos humanos, etc. Los cambios conllevan asumir ciertos riesgos acerca de cómo va a afectar dicho cambio al producto o servicio que se presenta al mercado y cómo se va a implantar en la organización.
En los últimos tiempos, la mayoría de las empresas han tenido que afrontar cambios relacionados con la digitalización de la gestión, que ha sido acelerado por la situación actual de la pandemia, que ha modificado la forma de realizar las tareas y la demanda del mercado.
Veamos en este artículo el porqué es necesario, pero sobre todos iremos dando respuesta al qué, para qué y cuándo sobre las claves para afrontar estos cambios y los programas de gestión del cambio.
Gestión del cambio, una habilidad básica en 2021
Como decíamos, esta gestión del cambio conlleva tener un buen planteamiento y una adecuada gestión. Es decir, debemos contar con una estrategia y metodología adecuadas a la ruta del cambio que queremos implementar en nuestra empresa. Implementar este cambio se puede convertir en una ventaja competitiva a la hora de lograr los objetivos de empresa.
Una empresa que sabe detectar los cambios e incorporarlos en su actividad puede ver cómo los cambios proporcionan nuevas oportunidades de negocio.
Los líderes de la empresa deben afrontar cómo cambia el contexto muy rápido, teniendo que adoptar nuevas tecnologías, nuevas formas de trabajar e incluso, nuevas formas de interactuar. Y ¿ cómo realizarlo con éxito? A través de la gestión del cambio.
Pero ¿ qué supone la gestión del cambio para una empresa? Simplemente que la empresa debe enfrentar la necesidad de transformaciones rápidas e importantes realizando para ello cambios en la estructura, los procesos, la estrategia, las competencias, la cultura de empresa, etcétera.
Sin embargo, estos cambios pueden generar problemas que deberemos prever y atajar desde el inicio, ya que pueden provenir desde el departamento de recursos humanos, como la resistencia al cambio, la falta de compromiso de los directivos, la no involucración del personal o el no disponer de un buen equipo interfuncional.
El cambio para las personas supone un nuevo aprendizaje, ya que se dejan de realizar las cosas como se hacían hasta el momento y por tanto exige un esfuerzo, salen de la zona de confort y por lo tanto, puede generar ciertas resistencias. Para que el cambio sea bien acogido por parte de la plantilla se tiene que transmitir focalizando en aquellos elementos que son positivos, que resuelven cuestiones que mejoran y facilitan la gestión y proporcionan más eficacia. Además, es importante acompañar a las personas trabajadoras en el cambio para poder ayudar en las dificultades que se puedan encontrar, realizarlo de manera progresiva y afrontar de forma comprensiva los posibles errores que se puedan cometer. No debemos afrontar el cambio de manera radical, sino estableciendo una lógica en los tiempos para poder interiorizar los procesos.
Es importante que durante la gestión del cambio se marquen ciertos hitos puntuales, debiendo resaltar su consecución, ya que motivará a continuar el proceso con mayor motivación e implicación, al comprobar las pequeñas metas que se van consiguiendo.
No obstante, dependiendo de cada persona, le resultará más o menos complicado adaptarse al cambio, debiendo prestar atención a los posibles miedos o incertidumbres que pueden generar los procesos de cambio, necesitando en ocasiones apoyo emocional, por lo que será necesario generar confianza para afrontarlo, mediante una comunicación clara y una visión de conjunto de los beneficios que puede reportar, creando un objetivo compartido
Ante los cambios que enumeramos antes, debemos planificar, organizar, monitorear y hacer un seguimiento de todo el proceso puesto en marcha —en el último punto hablaremos de los programas de gestión del cambio—, viendo así el impacto. Si eliminamos los problemas que comentamos en el párrafo anterior, se minimizará dicho impacto en las diferentes áreas.
Veamos a continuación cuáles son las claves para afrontar estos cambios.
Las claves para afrontar los cambios
Como en todo proceso de cambio, lo más importante son las personas, en primer lugar; la correcta definición de los nuevos procesos, en segundo lugar; definir lo que quieres conseguir y, como tercero y último, la propia tecnología.
Las personas serán las responsables de poner en marcha el proceso y, por tanto, de trabajar con los nuevos sistemas, si no realizan el cambio podrían continuar con modelos de gestión antiguos, aunque utilicen herramientas nuevas.
Es esencial hacer que se involucren desde el inicio en el cambio de gestión, en los cambios organizacionales, y que sientan que son parte de este cambio, de esta transformación, de esta forma el trabajo será conjunto para lograr los nuevos objetivos de la organización.
Se debe medir el impacto del cambio tanto dentro de la organización como en el exterior, cómo reciben los clientes el cambio y planificar un cronograma para su implantación.
Es importante definir la rentabilidad del cambio: la inversión que se realiza, teniendo en cuenta las horas de trabajo, asesoramiento externo, herramientas, etc. y los beneficios que se pueden obtener en la mejora de los resultados.
Los cambios exigen a los responsables asumir nuevas tareas, dedicar tiempo al proceso del cambio en detrimento de las tareas habituales, por lo que se deberá hacer una reasignación de tareas. Por tanto, será necesario identificar las personas que deben liderar el cambio, definir las tareas, las personas que se encargan de ejecutarlo y gestionar las posibles resistencias al cambio.
Es importante hacer un continuo seguimiento del cambio hasta que se haya conseguido la correcta implementación dentro de la organización, contando con los empleados como parte del proceso y huyendo de modelos impositivos.
Para evitar este problema, es mejor afrontar estos cambios a través de las 8 claves que te comentamos:
• Sentido de la urgencia: es importante lograr que el cambio se vea como una oportunidad de negocio, es decir, como una necesidad para cada uno de los integrantes de la empresa o compañía.
• Formar una coalición: acompañar a la organización para tener muy claro qué se quiere cambiar y para qué (qué resultados se espera conseguir con ello).
• Crear una hoja de ruta: asesorar a la organización en el cómo, analizando y valorando los elementos a tener en cuenta a la hora de realizar una adecuada planificación estratégica, así como en el desarrollo de las diferentes etapas del cambio.
• Eliminar obstáculos: disminuir la resistencia al cambio, convencer a todos los miembros del cambio y detectar posibles obstáculos a nivel de la organización.
• Comunicación efectiva: debemos transmitir de forma constante nuestra hoja de ruta y, para ello, deberemos además responder todas las dudas del equipo de organización con honestidad
• Asegurar pequeños triunfos: todo proceso de cambio puede llevar su tiempo, para que no se vea afectada la motivación, es conveniente ir planificando pequeñas metas a corto plazo que permitan ir viendo logros.
• Construir sobre el cambio: la hoja de ruta no es inamovible, se puede ir revisando durante el proceso para evitar frustración ante los pequeños fracasos, ni demasiado optimismo ante pequeños triunfos.
• Consolidar el cambio en la empresa: debemos lograr que este cambio se convierta en parte de la propia cultura de la empresa, de esta forma todos los cambios posteriores se irán viendo cómo la evolución propia de toda entidad.
Programas de gestión del cambio. ¿Qué son y cómo hacerlos?
Hemos hablado hasta ahora de la necesidad del cambio para avanzar, pero qué es un programa de gestión y cómo llevarlo a cabo. Vamos a ver detenidamente la importancia de ambos puntos.
¿Qué es un programa de gestión del cambio? Es un método, una estrategia, que tendrá como objetivo el diseñar un programa de formación, liderazgo, motivación y comunicación, buscando siempre transformar y garantizar el éxito en cada sector de nuestra empresa.
Estos cambios deberán ser personalizados para cada empresa, según las necesidades de los equipos, conociendo así su clima emocional; la cultura real de trabajo; los roles, relaciones y sistemas de comunicación.
Una vez conocido todo el entorno, deberemos tener en cuenta cuatro fases:
• Crear una visión compartida del cambio entre todos: una vez se tienen claras las fases y los pasos del cambio, deberemos mejorar aspectos como la afectividad, el trabajo colaborativo, la figura del líder-coach, la motivación, el empoderamiento y las interacciones dentro del equipo.
• La creación de equipos de alto rendimiento: imprescindible gestionar el cambio hablando con los diferentes equipos de trabajo, implementando una nueva misión, visión y valores en la empresa. Orientar la nueva cultura de empresa a las personas y al negocio.
• Construir el cambio: hacer frente a la resistencia del cambio, dotar de las herramientas necesarias para llevarlo a cabo, reconocer cada paso y proceso, y comprometer al equipo en el propio cambio. Gestionando y desarrollando cambios en la forma de trabajar.
• Afianzar, seguir e implementar: comprobar la ejecución de las actividades o fases, empoderando las capacidades el primer punto, tanto de forma individual como grupal. Si no hay cambio individual no lo habrá organizacional. Como humanizando al máximo los procesos de digitalización, o descubriendo y aplicando nuevas formas o métodos (por ejemplo, en la venta).
El liderazgo en la gestión del cambio es esencial, debiendo tener un comportamiento ejemplar en el proceso, mediante la realización de comunicaciones constantes del para qué se realiza y cómo se debe llevar a cabo, haciendo crecer los valores comunes que hagan impulsar el cambio.
A pesar de la complejidad que puede suponer la gestión del cambio en las empresas, cada vez las necesidades y los mercados sufren transformaciones más rápidas y profundas, lo que hace que la implantación de la gestión del cambio en las empresas se afronte con mayor normalidad.
