Una de las claves del éxito es contar con una buena comunicación efectiva en el trabajo. No es fácil, sino que debemos tener en cuenta una serie de factores para comunicarse bien y lograr así un equipo perfectamente cohesionado.
Es importante cuidar la comunicación empresa-empleado incluso antes de la incorporación. Cuando un candidato está en un proceso de selección de una empresa, la contestación al resultado de su candidatura, es necesario que se realice en un plazo de tiempo prudencial, que puede ir de una a dos semanas.
El transcurso de un largo periodo de tiempo sin noticias hará perder interés del candidato por la empresa y se quedará con el recuerdo de una falta de atención.
La existencia de un correcto procedimiento de comunicación en las empresas ayuda a conseguir resultados más satisfactorios en las encuestas de clima laboral.
A lo largo de este artículo iremos conociendo consejos para mejorar la comunicación, las claves de la comunicación interna, y las herramientas de las que disponemos dentro de la empresa para comunicarnos.
Ahora vamos con los consejos para mejorar nuestra comunicación
Consejos para mejorar la comunicación
No cabe duda, una buena comunicación interna es aquella cuya finalidad es fomentar el diálogo entre las diferentes áreas que forman la empresa y sus trabajadores, logrando así su participación en el día a día.
Si queremos mejorar la comunicación interna en nuestra empresa debemos pensar que, al estar compuesta por personas, lo ideal será elaborar una estrategia pensando en nuestra plantilla. La clave, elaborar un buen plan de comunicación que sirva de guía a los trabajadores y a los directivos, en la que se reflejen bien los objetivos y permita una comunicación fluida y natural.
La correcta comunicación debe contener una serie de características fundamentales, como son: la claridad en la exposición de la ideas, el mensaje debe estar estructurado para lograr un mejor comprensión; tiene que existir interés de ambas partes por la comunicación, de manera que se preste toda la atención al contenido y al interlocutor; tiene que realizarse por la persona idónea «un mensaje emitido por una persona que no tiene autoridad para transmitir determinada información» hará perder la credibilidad del interlocutor y de la empresa por no canalizarlo de forma adecuada; la integridad, de manera que la información sea completa y veraz, sin que falten datos; debe ser instructiva, además del contenido técnico es importante la aplicación práctica mediante ejemplos o contenidos más informales que harán captar la atención del receptor; controlar el tiempo utilizado para transmitir la información, evitando exposiciones demasiado largas o repetitivas que hagan perder la atención a la otra persona; y, por último, la comunicación debe ser bidireccional, es decir, se debe permitir a la otra u otras personas plantear las cuestiones relacionadas con el tema a tratar.
Pero mejor sigue leyendo porque en el siguiente epígrafe veremos cuáles son las claves de la comunicación interna.
La comunicación interna y sus claves
Ya sabemos cuán importante es contar con una buena interacción interna, pero ¿cuáles son las claves de esta comunicación?
- Escuchar a los empleados
Ojo, hablamos de escucha activa y efectiva porque no es lo mismo oír que escuchar. Si contamos con la información que los trabajadores proporcionan, podremos conocer mejor los aspectos a mejorar, qué procesos fallan o no son acertados, cómo pueden recuperar la motivación perdida, o cómo mejorar el clima laboral, por ejemplo.
A pesar de la utilización de manera más frecuente de la comunicación escrita en el entorno laboral a través de las distintas herramientas, es importante la comunicación verbal y si puede ser, de manera presencial, cuando se tienen que tratar determinadas cuestiones con los empleados.
- Planificación
Elige bien los tiempos y el mensaje para crear estrategias concretas que se puedan poner en práctica en cada punto estratégico. Recuerda que contamos con las opiniones de los empleados (escucha activa), ya que cada área puede tener sus propias necesidades y, por tanto, precisa de una estrategia personalizada.
La necesidad de planificar es necesaria sobre todo cuando participan varias personas como ocurre en las reuniones de equipo. El tiempo y contenido de la reunión dependerá de la frecuencia en que se programen, así como el orden del día que debe estar fijado con anterioridad. Es importante conocer los objetivos de la reunión, argumentar las opiniones y escuchar todas las posibles intervenciones que se produzcan.
- Integración de estrategia y acciones de la empresa
Bien, ahora que conocemos los puntos clave de la comunicación interna y contamos con una estrategia clara, deberemos plasmar en hechos concretos las acciones innovadoras de nuestro plan de comunicación interna.
- Compromiso bidireccional entre trabajadores y dirección de la empresa
Para que una relación funcione es imprescindible el compromiso por ambas partes. Las acciones que motiven a los trabajadores y la humildad de los directivos son aspectos básicos si queremos formar equipos productivos y competitivos. Es preciso fomentar y aumentar el sentimiento de pertenencia a la empresa de la plantilla de la empresa.
- Transparencia
La comunicación tiene que fluir de forma natural, ser clara y directa. Si se quiere que aumente la confianza y se agilicen los procesos, los empleados deben confiar en sus superiores y en la dirección de la empresa y, para ello, es imprescindible que haya transparencia en la gestión. Los mensajes dirigidos a los colaboradores deben ser claros, concretos y sencillos.
- Flexibilidad
La flexibilidad ha dejado de ser solo una cualidad del líder, sino que también es exigible a la empresa porque la colaboración real de los trabajadores optimizará los procesos y reforzará la confianza de los trabajadores que forman parte del grupo de trabajo.
- Tecnología y comunicación
La empresa y sus directivos deben aprovechar los medios tecnológicos para que la información llegue de forma atractiva y mejor a los trabajadores. Por ejemplo, contar con medios visuales, podcast y multimedia, tienen que formar parte de la estrategia y nutrir la comunicación interna de la empresa.
La utilización de la tecnología en las compañías ha hecho evolucionar la manera de comunicarse, se ha conseguido mayor velocidad y dinamismo, permitiendo contactar de manera sencilla con cualquier persona de la organización por distintos medios.
Mediante la comunicación por medios digitales, se han cambiado determinados hábitos que han mejorado la gestión, al tener que transmitir los mensajes de una forma más concreta, lo que ha ganado en eficacia y ha introducido la necesidad de estructurar el tiempo, ganando en puntualidad, programando las llamadas y reuniones, etc.
Además, en la comunicación online han cobrado mayor importancia las presentaciones, de manera que se crean archivos que sirven para repasar el contenido de las reuniones.
Por tanto, ha sido necesario desarrollar nuevas habilidades de comunicación, la manera de expresarse, concretar las ideas, los medios en los que nos apoyamos para transmitir la información, ha cambiado el medio y la forma de la comunicación.
Por otro lado, apuntar que, dependiendo de cómo se utilice la comunicación digital, estar en permanente conexión no evita la sensación de aislamiento cuando se trabaja en remoto, por lo que es necesario que el empleado se sienta parte del grupo mediante la realización de determinadas actividades o acciones.
A continuación, comentamos algunas de estas herramientas de comunicación con las que cuenta la empresa actual.
Herramientas de comunicación en la empresa
Además de herramientas más tecnológicas, también podemos contar con otras tradicionales y actualizadas que, en algunos casos, continúan siendo un buen canal de comunicación y participación internos.
- Manuales corporativos: si están redactados adecuadamente son una herramienta genial de bienvenida, donde debe ir toda la información relevante como los objetivos de la empresa, el organigrama, normas internas, valores, recursos, para los nuevos empleados, logrando así una adaptación más rápida.
- Revista interna: ideal para plasmar de forma amena toda la información actualizada sobre la empresa.
- Buzones de sugerencias: así la comunicación será bidireccional y se basará en el respeto y la confianza.
- Tablón de anuncios: ideal para fomentar la participación de los empleados y donde se comparta información puntual y relevante como una actividad externa, un encuentro, una comida.
- Encuentros: realizar encuentros físicos periódicos es fundamental para fomentar la participación, integración y cohesión de los equipos.
Dentro de las herramientas de comunicación, debemos destacar la importancia de su utilización para poder transmitir a los nuevos empleados la cultura corporativa en los procesos de onboarding, al no poder contar en ocasiones con la acogida de los compañeros debido al trabajo en remoto.
A pesar de la multitud de herramientas de comunicación, es importante comprobar la recepción y comprensión de los mensajes o información que se facilita.
