En el artículo de hoy vamos a profundizar en esta herramienta para contarte qué es, para qué sirve y cómo crear un cuadro de mando integral, así como la diferencia entra un balanced scorecard y un cuadro de mando.
Qué es el scorecard de RRHH
Dentro del área de RRHH existen distintas labores que exigen una determinada especialización: reclutamiento, contratación, capacitación, formación, administración del personal, evaluación del desempeño y control de costes (dejando al margen las funciones en materia de relaciones laborales y negociación colectiva). Existe una interrelación entre todas ellas y se debe coordinar las actuaciones que se realizan, de ahí la necesidad de contar con herramientas específicas de gestión.
El Balanced Scorecard (BSC/Cuadro de Mando Integral) es una herramienta de gestión estratégica (planificación y dirección) que se utiliza para tener una visión global de la empresa, y nos permite analizar las actividades en base a sus objetivos y estrategias.
Esta herramienta se comenzó a divulgar en 1992 por Rober Kaplan y David Norton. En Estados Unidos se calcula que el 60% de sus empresas ya ha implementado el BSC, lo que ha permitido ir adaptando la misma a sus estrategias, obteniendo así excelentes resultados. No obstante, como los propios autores han dicho: «este modelo debe interpretarse como una plantilla y no como un ‘traje a la medida’».
Con el BSC se consigue marcar unos objetivos y establecer indicadores,
Alinear a los empleados/as con la estrategia de la organización
No debemos olvidar que nos proporciona una gestión y control organizacional, donde el liderazgo, la cultura de empresa, la alineación de empleados, el trabajo en equipo y la gestión del conocimiento son piezas muy importantes.
El crecimiento de una empresa se realiza sobre la base de su plantilla, por lo que el departamento de RR.HH. tiene que tomar las decisiones alineado con el desarrollo de la organización.
Los recursos tecnológicos de gestión de RR.HH. debe ser completos y funcionales, creando todos los procesos que son necesarios para la actividad.
La innovación digital ha dado un giro para conseguir una evaluación 360 º de las personas trabajadoras, consiguiendo de esta manera conseguir una información más fiable. Permite identificar mejor las necesidades de contratación, formación, promoción o desarrollo.
Gracias a la optimización metodológica que se llevó a cabo en 2003 (Strategy Maps: Converting Intangible Assets Into Tangible Outcomes), las empresas y entidades que estaban utilizando el Balanced Scorecard consiguieron alinear todas las áreas: los procesos, los empleados, la tecnología y la parte organizacional, y así generar una mejor propuesta de valor para el cliente, acercándose más a los objetivos de los accionistas.
Es decir, lo más interesante de esta herramienta es la perspectiva de aprendizaje y desarrollo que ofrece al departamento de recursos humanos. Con ella podrás optimizar la estrategia y gestión de los equipos. Veamos cómo.
Las 4 perspectivas del balanced scorecard de RRHH: financiera, del cliente, de procesos y de aprendizaje y crecimiento.
Uno de los aspectos destacables de esta herramienta es que ya no se centra en el aspecto financiero, sino que incorpora las perspectivas del cliente (relación con la venta, el valor añadido y el propio cliente), de los procesos, y del aprendizaje y desarrollo (es decir, cómo desarrollar mejor el aspecto humano en la empresa).
Importante: el orden cambia y la formación y desarrollo del departamento, y los cambios, contribuyen a la mejora de los procesos, lo cual redunda en menos gastos (al ser más eficientes) y mejora de los empleados.
Perspectiva del cliente: socios y empleados
En esta perspectiva nos centramos en los objetivos estratégicos relacionados con los clientes y el mercado.
El producto final debe satisfacer al cliente. Los indicadores estarán relacionados con la cuota de mercado y de la empresa y cómo mejorar la valoración que el cliente tiene de la misma.
La empresa ¿ qué necesita lograr en términos de clientes y mercado para cubrir sus objetivos financieros?
Por ejemplo:
• Reconocimiento de marca
• Satisfacción del cliente con el servicio
• Participación en el propio mercado
Perspectiva financiera, los beneficios de invertir en el departamento de RR HH
Esta perspectiva trata de conocer los ingresos reales de la empresa y su capacidad de presupuesto, es decir, medir los gastos y beneficios, con el objetivo de intentar conseguir el máximo rendimiento en cada inversión.
Para la empresa el dinero siempre es una prioridad y, por tanto, sus objetivos estarán centrados en lo financiero.
En recursos humanos nos podemos enfocar en dos aspectos: reclutamiento y contratación, y los empleados ya contratados.
Pensando en los objetivos de la empresa, podemos centrar la estrategia en tres puntos:
• ahorro de costos y eficiencia
Perspectiva de procesos: comunicación interna, reclutamiento y formación
Esta perspectiva va a ofrecer una valiosa información sobre cómo funciona cada área, si se desarrolla de manera correcta cada fase, tarea o actividad, midiendo la productividad.
En este punto estamos ante algo más interno, donde las estrategias que la empresa utilice en su comunicación interna van a ser cruciales. También afectará a este punto los procesos de reclutamiento, así como los problemas en la formación.
Los mejores métodos para detectar deficiencias y así saber qué departamentos deberemos optimizar y enfatizar, son la realización de un organigrama de empresa y la creación de un mapa de experiencia del candidato.
Por tanto, los puntos a tener en cuenta son:
• qué procesos se requieren y mejorar su desempeño
• optimizar la calidad
• la experiencia de los candidatos
Perspectiva de aprendizaje y crecimiento. Crear una formación acorde a las necesidades formativas del personal
Permite analizar la infraestructura de la organización y crear valor futuro. Analiza tres vertientes: el desempeño tecnológico, la capacitación de los empleados y el clima laboral.
Sería un error centrarte en toda la empresa cuando es tu departamento quien se encarga de ello. Es mejor comenzar por una sencilla (e importante) pregunta, ¿cuáles son las necesidades formativas de tu departamento?
Si sabes cuáles son realmente los objetivos y las necesidades, podrás crear una formación acorde a lo que tu departamento precisa.
Los 5 pasos para hacer un scorecard de RR.HH.
En 2006, Kaplan y Norton aportaron una nueva optimización de esta herramienta en el libro Alignment: Using the Balanced Scorecard to Create Corporate Synergies, donde nos mostraron de qué manera se utilizaban los mapas estratégicos y el cuadro de mando integral para crear una alineación de todas las áreas organizacionales.
Una vez que la organización tiene clara la estrategia global, el equipo de recursos humanos necesita plantear su propuesta estratégica alineada con la general, sin olvidar que, en cada caso, la estrategia de recursos humanos deberá estar orientada a la cultura y estructura de la organización especifica. El enunciado de la estrategia debe tener la misma claridad de la estrategia corporativa, y deberá establecerse preferentemente de manera gráfica, incluyendo la relación entre ambas
Para crear un balanced scorecard son precisos cinco pasos que detallamos a continuación:
1. crear un mapa estratégico en el departamento de recursos humanos
2. Utilizando el mapa estratégico, la empresa puede identificar los entregables, es decir, las principales medidas para el éxito empresarial, lo que permitirá al departamento de recursos humanos guiar a la empresa hacia su objetivo, dando así al departamento un rol estratégico.
3. El objetivo de la empresa es ser un empleador superior, aunque primero deberá poner en práctica políticas que creen «marca» y constituyan una sólida reputación. Para ello deberá cambiar los procesos de reclutamiento, ajustando los tiempos de revisión de currículos y de entrevistas con candidatos. A la vez, se deberán analizar las prácticas que ayuden a recursos humanos a lograr los entregables mencionados con anterioridad.
4. Se deben alinear los sistemas de RR. HH. para generar sinergias. Es decir, alineando los sistemas se logran mejores entregables, lo que supondrá una mejor consecución de algunos de los objetivos de la empresa.
5. La tradición dice que crear eficiencias es una función de RR. HH., pero en ocasiones, también deberá prescindir de ellas. Por ejemplo, para conseguir una mejor calidad en la contratación, el costo de contratar puede aumentar. Si se aumenta la calidad de la contratación, también se aumenta la marca del empleador.
La definición de los procesos para hacer frente a las transformaciones que se enfrentan las empresas y la implementación de los mismos deben ser extremadamente cuidadosos para lograr la ventaja competitiva en los objetivos del negocio.
El departamento de RRHH debe conseguir que la plantilla se involucre en los cambios de la organización, trabajando de manera conjunta, siendo necesaria la planificación, organización, monitorización y seguimiento de todos los procesos.
La principal clave de los procesos la encontramos en las personas, en segundo lugar en la correcta definición de los procesos y en tercer lugar, en la tecnología.
Diferencias entre balanced scorecard (BSC) y cuadro de mando (CM)
Al principio, hemos definido balanced scoreard como un cuadro de mando integral, pero ¿ qué significa el ser «integral»?
Como vimos en el punto anterior, necesitamos cinco pasos para crear un cuadro de mando integral (o BSC), sin embargo, para crear un cuadro de mando sólo son precisos dos elementos: por un lado, objetivos operativos del área, y por el otro, indicadores de gestión que nos muestren lo que pasó durante un periodo de tiempo.
Como podemos ver, comparar ambos sería un error.
El cuadro de mando pasa a ser integral cuando combina lo financiero y no financiero, alineando así los procesos, y aprovechando al máximo el aporte de cada área y unidad operativas de la empresa. Todos los aspectos de la empresa tendrán la misma importancia e irán alineados en dirección hacia los mismos objetivos.
Permite revisar de manera periódica y sistemática la actividad, detectar cómo cada acción y tarea de una empresa afecta a otras tareas o departamentos, estableciendo un ciclo de mejora continuo, pudiendo resolver problemas o errores que ayuden a resolver los objetivos.
Además, se conoce puntualmente cómo van las metas, los resultado y las acciones del negocio en todo momento.
