Qué es la «data management»
Todas las empresas, grandes y pequeñas, organizaciones, públicas y privadas, y entidades tienen que batallar cada día con datos. El proceso de almacenar y gestionar estos datos, heterogéneo y multiplataforma, que conlleva varias herramientas con distintos objetivos, es lo que denominamos como «data manegement».
Los datos están por doquier y debemos guardarlos, gestionarlos y utilizarlos de forma adecuada si queremos que se conviertan en una herramienta comercial para utilizar en nuestro beneficio.
Pero como todo, tiene sus pros y sus contras, veamos algunos:
Pros
- Facilitan el trabajo global y no importa cuál sea la cantidad o volumen de datos
- Eliminan redundancias, omisiones. Errores difíciles de detectar a mano, ahora son sencillos de llevar a cabo y de forma automatizada
- Nivel elevado de seguridad, eficiencia y privacidad, imprescindible ya que se deja en manos de una o varias personas toda la información de la empresa
- Ahorran espacio. Miles de documentos Word, Excel, imágenes, fotografías…, todo ello en un solo espacio.
- Optimizan el acceso a los datos. Cuando un equipo o miembro de un equipo o área precisa un dato, su acceso es sencillo y rápido, ahorrando tiempo, esfuerzo y costos.
Contras
- Alguna de estas herramientas, cuando incorpora muchas funciones, tiene un coste muy elevado
- El proceso de implementación es complicado y precisa de personal especializado, así como de entrenamiento en su uso tanto de empleados como de equipos.
- Precisa un periodo de adaptación
10 usos de una buena base de datos
Es obvio, necesitamos tener un acceso rápido a los datos, pero también debemos saber cómo acceder y gestionar los datos que la empresa va obteniendo. Para ello aparece una nueva figura, el data mánager, quien será la persona encargada de lidiar a diario con los datos, evitar errores, etc.
Las data management, por tanto, son herramientas que se integrarán también en el software de la empresa, incluyendo funciones de análisis de datos, monitorización de cada archivo y actualizaciones de otras aplicaciones y plataformas vinculadas.
Ahora enumeramos cuáles son, a priori, las funciones de un data mánager:
- Planifica, supervisa y controla la gestión y el uso de datos
- Diseña la base de datos de una empresa y su implementación, incluso se equipa del soporte necesario para ello.
- La seguridad de los datos, ya que la privacidad, el acceso y la confidencialidad de los mismos es esencial.
- Gestión de datos, estableciendo las políticas y las reglas para ello dentro de la empresa
- Decide el almacenamiento de los datos, es decir, el qué, el cómo y cuánta información
- Responsable de definir la integración y transferencia de los datos, además de controlar y proporcionar los «metadatos»
- Responsable de los datos históricos de la empresa, así como de su análisis
- Reglamenta el posterior uso de los datos, una vez fuera de la base de datos
- Aporta una visión de 360º grados de la información obtenida
- Vela por la calidad, así como por mejorar, los datos que se almacenan
Herramienta para el data management
Qué nos permite la utilización adecuada de una data management plataform
- Almacenar grandes cantidades de datos
- Conocer mejor a los clientes
- Mayor efectividad de las campañas publicitarias
Ahora vamos a conocer con detalle las herramientas de data management que son más útiles y populares para aquellas empresas que quieran o necesiten dar el salto a la digitalización:
PIM o Producto Information Management
Ideal para fabricantes que quieran controlar su producto porque esta herramienta se dedica a gestionar, corregir y enviar de forma automatizada (y sincronizada) la información del producto a todos los canales que la empresa tenga de venta, a los programas de diseño de catálogos y a los comerciales.
MDM o Master Data Management
Es una herramienta que gestiona los datos centrales y maestros de la empresa, tanto a nivel de negocio como empleados, clientes, cuentas, operaciones… Incluye limpieza de datos, centralización, control de transacciones, soporte multidominio, distribución de información, sincronización global en distintas localizaciones y key mapping.
DM o Data Modeling
Adapta los datos al formato que precise la base de datos de la empresa para su almacenamiento. Genera modelos conceptuales y establece reglas de calidad y consistencia que los datos deben cumplir.
DW o Data Warehouse
Genera almacenes para los datos y suele estar vinculada a un hardware de la empresa, no incluyendo procesos de gestión especializados por tipo de datos. Solo para almacenaje.
Además de las anteriormente descritas, también existen otros procesos que disponen de herramientas propias como el análisis de la calidad de datos, de los metadatos, la seguridad y el almacenamiento. Otro aspecto a tener en cuenta es que estas herramientas de data management también pueden organizar los datos siguiendo criterios distintos, como un modelo relacional, jerárquico o en red.
Debemos hacer especial mención a la gestión de datos personales por parte de las empresas, regulada por la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales, que establece una serie de limitaciones en el tratamiento de los datos personales, indicando los requisitos y las obligaciones de las empresas de cómo deben proceder con la información personal, protegiendo los derechos fundamentales de las personas físicas, como son el derecho al honor y a la intimidad personal y familiar, recogido en el artículo 18.4 de la Constitución Española.
Así, dentro del concepto de los datos personales se incluye “cualquier información referente a personas físicas identificadas o identificables pudiendo ser identificable toda persona cuya identidad pueda determinarse mediante un identificador”. Así, los datos personales pueden ser: un nombre, apellido, DNI, mail, dirección, etc. Pero también cualquier elemento que permita la identificación de una persona: apodo, descripción física, profesión, gustos, hábitos, etc.
En el mundo digital en que vivimos, en ocasiones no somos conscientes de la cesión de los datos personales a las empresas, quienes en todo caso están obligadas a obtener el consentimiento e informar de la finalidad de la utilización de esos datos.
