Si buscamos que nuestra empresa esté en la vanguardia dentro de la gestión y desarrollo de personas, entonces no debemos dejar de lado el Onboarding process.
A continuación, vamos a ver qué es y cuáles son sus ventajas para nuestra empresa.
¿Qué se entiende por onboarding?
El onboarding process podemos definirlo como un proceso de integración del empleado que debe iniciarse antes de que este se adhiera a la empresa u organización, y que se puede alargar durante un año.
Es un método para orientar a los nuevos colaboradores y ayudarles a adaptarse totalmente a la cultura empresarial de nuestra organización. No se trata de supervisar al empleado cada cuatro o cinco días, sino de ejercer una tutoría de acompañamiento a medio-largo plazo, buscando que se sienta cómodo, satisfecho y que vea oportunidades de mejora, además de conocer cómo funciona la empresa y sus responsabilidades dentro de la misma.
Con el onboarding la empresa minimiza tres problemas usuales: los malos entendidos entre colaboradores, las renuncias a corto plazo y la sana competencia.
Por ello, esta herramienta es imprescindible para el departamento de recursos humanos, el cual tendrá una ventaja profesional en un mundo globalizado, cada vez más complicado y competitivo.
El proceso formal de onboarding es un programa multidimensional por medio del cual la nueva incorporación debe tener la información suficiente para responder principalmente a tres cuestiones relativas a la empresa: quiénes somos, cómo lo hacemos y qué se espera de nosotros, es decir, que abarca el contexto del negocio, la integración en la cultura y cuestiones concretas de su puesto.
Ahora bien, para que el onboarding resulte todo lo eficiente y efectivo que se desea, se debe tener muy bien definido el procedimiento, estableciendo las responsabilidades de cada una de las personas que tienen contacto con la nueva incorporación sobre todo en los primeros días y semanas de trabajo.
Si se encuentra un trabajo sistematizado, bien organizado, con un reparto de funciones claras, la primera impresión va a ser muy positiva, además de conseguir rendimiento en un periodo de tiempo más corto. No obstante, junto a los procedimientos estandarizados, se debe tener en cuenta que la incorporación debe ser personalizada dependiendo del rol que ocupe la nueva persona trabajadora en la empresa.
Durante el onboarding se debe realizar la inmersión de los trabajadores dentro de la cultura organizacional, así como toda la cadena de la actividad que se desarrolla, debiendo trasladar los valores esenciales, como puedan ser: la transparencia, solvencia, eficacia, etc.
En algunas empresas, para entender los procesos de producción, la nueva incorporación hace un recorrido inicial por los distintos puestos para entender mucho mejor las necesidades de cada una de las áreas, teniendo la oportunidad de ver cómo se organiza el trabajo y cómo se establecen las vías de comunicación y reporting a distintos niveles de jerarquía.
A continuación, verás los cinco niveles que tiene el onboarding process.
Las 5 Cs del onboarding: cumplimiento, aclaración, confianza, conexión y cultura
Si los nuevos trabajadores han iniciado su labor con una experiencia de incorporación positiva y acogedora, será nuestra mejor forma de lograr su satisfacción.
La implicación de los puestos directivos y mandos intermedios, así como aquellos empleados con mayor antigüedad, es esencial en explicar el posicionamiento global de la organización.
Por ello, vamos a comentar los cinco niveles que toda empresa proactiva deberá poner en práctica en sus procesos de contratación:
Mostrar el cumplimiento de las políticas internas a nuevos empleados. Es decir, los empleados deben aprender estas políticas internas, tales como las obligaciones legales que se derivan de su puesto y las normas de seguridad, así como las de responsabilidad social de la propia empresa (no confundir con «la inducción» que solo busca el conocimiento de los derechos y obligaciones dentro del cargo que se ejercerá).
Transparencia y claridad frente a los nuevos empleados. En este nivel el trabajador entenderá cuál es su puesto dentro de la empresa y las responsabilidades que de él se derivan. Aprovechando el momento para explicar las herramientas, estrategias, técnicas y métodos que necesitará para desarrollar bien sus actividades. Es el inicio de su formación.
Esencial transmitir la cultura empresarial en el onboarding process. El nuevo trabajador debe conocer y comprender cuáles son la misión, visión, valores, objetivos y metas a conseguir, porque esto es hablar de la cultura empresarial de nuestra organización. Todos deben estar alineados al perseguir el éxito de la empresa.
Transmitir el organigrama y la conexión desde el inicio. El nuevo empleado debe conocer cuál es la jerarquía social dentro de su empresa. Es necesario ayudarlo a establecer relaciones interpersonales que le ayuden en el desempeño de sus tareas y en su día a día.
Atracción y retención del talento: es una prioridad. No cabe la menor duda, el onboarding process tiene un papel clave a la hora de que los posibles empleados perciban la compañía como un buen lugar para trabajar y ser felices.
Es importante que la información que se facilita a la nueva incorporación sea congruente, de manera que se pueda comprobar que se cumple con la normativa interna lo que se está transmitiendo, para que exista una seguridad en la manera de actuar.
Hay que ser conscientes que se trata de un proceso y es importante el tiempo que se invierta en él, ya que va a repercutir tanto en la adaptación del momento inicial como a largo plazo, para resolver cualquier incidencia que pueda surgir en el futuro.
Dependiendo de cada persona y puesto, el tiempo de onboarding puede variar, considerando que se ha completado cuando la nueva incorporación haya logrado ser productiva de acuerdo con las expectativas del puesto donde se haya generado, pudiendo desarrollar sus funciones de manera autónoma e incluso, una vez interiorizados los procedimientos, tenga el margen de proponer aquellas mejoras que se exigen como valor que puede aportar a la empresa dentro de sus funciones.
Ventajas del onboarding
Las empresas innovadoras están encontrando múltiples ventajas al incorporar este sistema a la contratación más estratégica de sus trabajadores. Pero ¿de qué ventajas estamos hablando?
Veamos estas ventajas:
- Una experiencia más sólida de los empleados. Mostrar preocupación por los empleados nuevos centrándonos en aspectos como la cultura de empresa, el desarrollo y los controles frecuentes, desde la contratación hasta la jubilación, generará satisfacción en los mismos.
- Un mayor compromiso de nuestros empleados. Como ya vimos en artículos anteriores, el compromiso es imprescindible para generar mayor productividad y rentabilidad, así como menos absentismo y rotación. Que se sientan más conectados con su empresa, con su cultura (misión, visión y valores), y que les proporcionemos un temprano reconocimiento por el trabajo bien hecho, influirá mucho en ello, desde el primer día.
Una mejor atención de las incorporaciones se traduce en un mayor compromiso por parte de las personas trabajadoras y en consecuencia, en mayor estabilidad en el empleo.
La estabilidad y seguridad en el empleo son elementos relacionados íntimamente con el absentismo.
Para que exista un compromiso de las nuevas incorporaciones, es esencial que la plantilla esté alineada con los objetivos de la empresa, debiendo tener marcada claramente la trayectoria.
- Mayor y mejor retención de empleados. La rotación de empleados es costosa, por eso muchas empresas priorizan la retención de empleados. Las empresas que cuentan con un sólido proceso de incorporación mejoran esta retención, hasta en un 82%.
- Atracción de talento con más facilidad. Los empleados insatisfechos pueden dar a conocer sus opiniones y generar la imagen de «mala marca» en webs como Glassdoor o Workopinion. Pero si contamos con un programa que realiza una incorporación atractiva, no solo retendremos talento, sino que también nos ayudará a «atraer» candidatos sólidos.
- Cultura empresarial sólida. Todo lo anterior no sirve si no atraemos y retenemos el talento idóneo y adecuado para nuestra empresa. Esto solo será viable si disponemos de una cultura empresarial compartida y sólida, donde se comparta la misión, visión y valores de nuestra empresa. Hay que destacar los logros de los empleados y de la empresa que refuerzan estos valores, y así garantizar la alineación cultural.
- Mayor productividad. El nuevo empleado suele necesitar casi un año para alcanzar su máxima productividad. Sin embargo, una incorporación adecuada reduce este tiempo y mejora el rendimiento. Aclimatarse a la nueva organización y entablar relaciones entre los compañeros, pueden ser mucho más rápido y sencillo con un excelente proceso de incorporación. Sin olvidar el incluir también objetivos, controles frecuentes y el desarrollo de los empleados, así estos sabrán en todo momento qué se espera de ellos, dónde están y que tienen un plan para mejorar.
La tecnología ha ocupado un papel fundamental en los últimos tiempos para el onboarding, ayudando a conectar a los empleados, a recibir la formación online y a compartir las experiencias.
Cuando incorporamos nuevos profesionales en las organizaciones resulta una muy buena oportunidad para realizar un análisis de los procedimientos vistos de manera objetiva, ya que en ocasiones se pueden haber sistematizado ciertas acciones que se pueden mejorar y gracias a la nueva visión externa del nuevo profesional, se pueden introducir cambios que ayuden a progresar en la gestión. Para ello, es importante no sólo hacer una labor instructora durante el proceso de incorporación, sino dejar la suficiente confianza para que la nueva persona trabajadora pueda plantear todo tipo de dudas, cuestiones y comparativas con anteriores experiencias que puedan mejorar a la organización, ya que uno de los valores por los que se ha seleccionado a ese candidato, es por su experiencia.
