En las empresas nos encontramos con el departamento de RR. HH., esencial para el crecimiento de la empresa. Pero antes de comentar cuáles son sus funciones vamos a recordar una definición sobre qué es la gestión de recursos humanos (HRM).
La definición podría ser: «es el departamento cuyo objetivo está enfocado en lograr las mejores condiciones laborales para obtener el mejor desempeño humano. Es decir, que define los procesos de reclutamiento, planificación, organización y realización de tareas y activos relacionados con las personas que conforman la empresa u organización».
El departamento de RR.HH. realizará el acompañamiento a lo largo de toda la trayectoria de la persona trabajadora en la empresa para que pueda desarrollar su potencial, valorando su desempeño, supervisando con el cumplimiento de sus obligaciones laborales, facilitando la formación y proporcionando los medios de seguridad y salud en el trabajo para que su experiencia sea lo más enriquecedora posible.
Ahora que conocemos un poco más lo que es, nos centraremos en las funciones que realiza el departamento de recursos humanos en toda empresa.
En los siguientes epígrafes iremos viendo las diferentes funciones.
Organización y planificación
Desde luego, su primera función deberá ser la de planificar en función de las necesidades futuras de la empresa, teniendo en cuenta qué tipo de personas y cuántas, ya que esto marcará su pauta en otras funciones descritas a continuación.
La planificación de las necesidades de personal, la especialización, la distribución y control del tiempo de trabajo o la organización de los horarios y vacaciones, son funciones clásicas del departamento de RR.HH., que deberá prever que la actividad de la empresa no se vea afectada como consecuencia de incidencias, bajas médicas, vacaciones o cualquier otra circunstancia, debiendo en todos momento proporcionar el personal necesario.
Selección y contratación de personal
El reclutamiento es muy importante, ya que uno de los factores de éxito de la actividad empresarial es la correcta elección del personal que ha de trabajar en la empresa.
Por tanto, es el departamento que determina y pone en marcha los procedimientos y técnicas para captar candidatos, con el objetivo de atraer talento para su incorporación.
Para llevar a cabo un proceso de selección, será necesario realizar la publicación de vacantes, criba curricular, pruebas de selección, entrevistas y mantener con los candidatos la comunicación sobre el estado del proceso.
Derivado de la capacidad de difusión de las vacantes de empleo por los medios digitales, en ocasiones existen multitud de candidatos para un mismo proceso, por lo que cada vez más, las compañías emplean determinadas herramientas de selección para facilitar el trabajo.
Prevención de riesgos laborales (PRL)
Si bien se trata de una función propia de los Servicios de Prevención, deben trabajar de manera conjunta para el departamento de RRHH. para garantizar las condiciones de trabajo y evitar los riesgos laborales. Precede a la implementación de medidas de prevención y de protección, siempre con el fin de preservar la salud de la plantilla.
Una de las funciones más importantes que comparten el departamento de RR.HH. y el departamento de PRL son los estudios de absentismo. El análisis del índice de siniestralidad, los accidentes de trabajo, enfermedades profesionales, duración media de las bajas médicas, expedientes de incapacidad permanente, permiso por nacimiento de hijo, etc. son elementos a los que se debe prestar mucha atención para detectar posibles elementos que corregir en la gestión.
En estos casos, el departamento de PRL tendrá que poner los medios para la eliminación o reducción de los riesgos, mientras que el departamento de RR.HH. debe cubrir los puestos que de manera temporal están vacantes, con nuevos candidatos o mediante la reorganización del trabajo.
Ambos departamentos suelen participar en otra de las cuestiones que más respeto le tienen las empresas, como son las Inspecciones de Trabajo, para atender cualquier requerimiento y proporcionar la documentación o información solicitada.
Relaciones laborables
Promover la relación entre trabajadores y empresa, utilizando para ello a los representantes sindicales, quienes se deben ocupar de la negociación de convenios colectivos, o los conflictos que se puedan generar dentro y la búsqueda de soluciones.
La participación de los representantes de los trabajadores en la actividad de la empresa, a través de los Comités de empresa o los delegados y delegadas de personal, tienen gran importancia, ya que se deben negociar muchos extremos de las condiciones laborales de la plantilla y tienen derecho a solicitar información del estado de la empresa.
Dentro de la negociación colectiva, tiene gran relevancia la negociación de los convenios colectivos de empresa, ya que actualmente siguen teniendo prioridad aplicativa con respecto a los convenios del sector. Es decir, tras la negociación, aprobación, firma, registro y publicación de un convenio en el boletín oficial correspondiente de acuerdo con su ámbito de aplicación, es una norma con rango de ley cuyo incumplimiento podrá ser exigida en los tribunales.
Además de los convenios, es obligatorio la negociación de los planes de igualdad de la empresa con los representantes de los trabajadores o las organizaciones sindicales, para empresas cuya plantilla sea superior a cincuenta trabajadores.
Administración del personal
Quizá la parte menos bonita pero necesaria. Aquí están incluidas todas aquellas tramitaciones precisas en toda empresa como contratos, bajas, nóminas y seguros sociales, disciplina, reubicaciones, regulaciones, vacaciones, permisos, etc.
Dentro de una plantilla tienen lugar numerosas circunstancias que hacen que se tenga que adaptar la retribución a unos determinados hechos, como puede ser la solicitud de excedencias, licencias, reducciones de jornada, modificación sustancial de condiciones laborales, traslados, etc.
Unos de los cometidos más delicados del departamento de RRHH. es la apertura de expedientes disciplinarios a las personas trabajadoras por el incumplimiento de sus funciones, que puede variar dependiendo de la gravedad, entre una amonestación, suspensión de empleo y sueldo o bien un despido disciplinario.
En el caso de reclamar por los mismos, la persona responsable del departamento de RR.HH. debe ocuparse de la conciliación o juicio, para lo que suele contar con asesor jurídico que asuma la defensa de la empresa.
Clima y satisfacción laboral
Es imprescindible medir y evaluar el grado de satisfacción del trabajador en la empresa, implementando cuestiones importantes, como la conciliación de vida familiar y laboral. Esto se realizará a través de una herramienta precisa y, entre otras ventajas, reducirá el riesgo en la toma de decisiones, a la par que nos permite conocer debilidades, problemas y necesidades del equipo, lo que contribuye al desarrollo y a una mejor rentabilidad de la empresa.
Plan de carrera
El objetivo es aprovechar el potencial interno de los empleados ofreciendo formación continuada que les capacite en otras funciones, a la par que les motiva e involucra más con la empresa. Debe partir de un buen plan con una estrategia adecuada donde las clases, conferencias, simulaciones y prácticas vayan incluidos.
Gestión del desempeño
Gestionar el desempeño del empleado es esencial para que los trabajadores se mantengan comprometidos con la empresa y productivos. Además de una revisión anual, también se deben incluir herramientas de retroalimentación en las que compañeros, gerentes y subordinados (en ocasiones, incluso también los clientes) puedan participar con sus opiniones. Una de las mejores formas de desarrollar la fuerza de la empresa será a través del aprendizaje (plan de carrera).
Evaluaciones de las funciones
Es un aspecto técnico que nos asegura que la empresa tenga éxito, tanto a nivel estratégico como en soporte y prestación de servicios. Aquí evaluaremos la calidad y disponibilidad del trabajador, su ubicación y sus horarios, la situación económica y sus responsabilidades laborales y, por último, cuánto valor añade a su empresa. Con los resultados de dicha evaluación, se deberán corregir desajustes entre el trabajador y su puesto de trabajo, puesto que la idea de evaluar es que los empleados similares deben ser recompensados de forma similar, sin diferencias.
Recompensas
Las compensaciones y beneficios que el trabajador reciba por su trabajo son primordiales y es una función esencial de recursos humanos. La propuesta de valor del empleado es la imagen que la marca refleja en sus empleados.
No debemos olvidar que estas recompensas suponen mucho más que dinero, también pueden ser oportunidades de crecimiento, de desarrollo formal e informal, bonificaciones, ascenso, reconocimiento, ambiente social, y buena cultura y organización empresarial. Como vemos, muchas de ellas estarían integradas en lo que denominaremos como «gestión del talento».
Comunicación interna
Es una de las competencias nuevas y cruciales en el futuro. Los empleados necesitan ser escuchados en diferentes temas que son relevantes para ellos. No olvidemos que la comunicación se relaciona directamente con la difusión de información importante a los empleados, de esta manera también construimos algo importante: cultura empresarial.
En los últimos años, existe un cambio cultural en las organizaciones dirigido a convertir las jerarquías en un entorno más colaborativo, con una comunicación más horizontal, facilitando la escucha a los empleados, lo que ha hecho variar el sistema de trabajo de los departamentos de RR.HH, fomentando la comunicación para que las personas trabajadoras puedan transmitir sus ideas, opiniones, mejoras, etc.
A través de los departamentos de RR.HH. se suele realizar la comunicación de determinadas políticas, como puedan ser la Responsabilidad Social Corporativa o bien la implantación de las políticas de protección de datos.
Salud y bienestar de los empleados
En el siglo XXI la salud de los empleados también es un punto importante, para ello se deben incorporar normativas en la cultura empresarial, teniendo en cuenta que los roles de seguridad se aplicarán en todas partes.
Aunque salud y bienestar puedan parecer iguales, no lo son. El bienestar significa preocuparnos por ayudar y cuidar a los empleados cuando tienen problemas personales, ya que tanto los problemas dentro del trabajo como fuera (personales) afectan al desempeño, el compromiso y la productividad de los empleados, lo que a su vez perjudica los resultados de la empresa.
Por tanto, el departamento de RR.HH. se encarga de la gestión de las personas, siendo el eje central de la organización de la empresa, que además supone uno de los mayores gastos de las organizaciones, por lo que una adecuada gestión de la plantilla tiene un impacto directo en la cuenta de resultados.
