Uno de los departamentos que más procesos, controles y verificaciones tiene que realizar es el de recursos humanos (nóminas, plan estratégico, evaluación del desempeño, capacitación, reclutamiento…). De su correcto funcionamiento depende el valor más importante de la empresa: las personas.
Por ello, realizar un checklist o lista de tareas de las responsabilidades del departamento será esencial para su buen funcionamiento.
En primer lugar, comenzaremos definiendo qué es un checklist.
Definición de un checklist
Cheklist se denomina a una lista de control en la que enumeramos todos los elementos a realizar a la hora de llevar a cabo una actividad; de esta forma, podremos ir marcando con una señal los que vayamos haciendo y así comprobar la consecución de los objetivos marcados.
Llevar un control pormenorizado de los elementos o pasos a realizar, comporta una serie de beneficios como:
- Reducción de fallos: no tenemos que esperar hasta el final para comprobar si hay algún error en la realización.
- Organización: tener todo detallado y enumerado para su verificación proporciona una mejor organización a todos, tanto al departamento como a los equipos de trabajo, y sus respectivos miembros.
- Automatización: el proceso de comprobación y verificación se automatiza, proporcionando mayor eficiencia.
- Resolución de problemas: como decíamos en el punto anterior (reducción de fallos), al llevar un control más cercano y corto en el tiempo, permite resolver los problemas que puedan surgir con rapidez, pero además nos permite trabajar con ello a distancia, control remoto.
Ahora, una vez hemos constatado qué es y sus beneficios, vamos a centrarnos en qué puntos podemos controlar a través del checklist en nuestro departamento de recursos humanos.
Cómo diseñar un checklist de calidad
Como hemos estado viendo, la persona responsable de controlar los procesos se deberá asegurar de que todos los pasos necesarios en cada uno de ellos se encuentren incluidos en la lista de comprobación.
Para elaborar una lista de control o checklist adecuada, deberá seguir estos 5 pasos:
- Qué área o proceso quieres evaluar: debes especificar qué características y pasos quieres evaluar del proceso. Dado que puede haber más de una persona y/o sede, es imprescindible que todo quede bien claro y de forma sencilla.
- Diseño del formato con tu equipo: a la hora de darle formato tener en cuenta las categorías y posibles variantes, el diseño, y que todos los pasos estén descritos claramente.
- Clasificación de los problemas: si piensas previamente en los diferentes pasos y aspectos a analizar, podrás crear una lista de posibles defectos o errores posibles, lo cual eliminará riesgos y errores.
- Recogida de datos: los datos que se recogen pueden variar de horas, días o semanas, por tanto, deben ser periodos realistas que nos aporten información verídica y precisa. Después, estos datos se deberán incorporar a una base de datos para su tratamiento estadística, así como para el análisis de los resultados obtenidos.
- Revisa y optimiza: debes controlar y analizar los datos de forma regular para poder eliminar o modificar los pasos que rara vez se verifican, el retraso en algún paso, o agregar aquellos puntos de control que verifiquen aún mejor los procesos.
10 puntos de control con «checklist» en RR. HH.
Como comentamos, realizar un checklist tiene el objetivo de que podamos comprobar con mayor rapidez qué falta por hacer, así como verificar que las metas y los tiempos establecidos se van cumpliendo correctamente.
- Planificación y control de plantilla: la planificación de la plantilla deberá ir acorde al plan estratégico de la empresa, pero también teniendo en cuenta las nuevas tendencias en el mercado, la competencia…
- Reclutamiento y selección: ahora se cuenta con otras herramientas diferentes, como los portales en Internet, las redes sociales profesionales, incluso con nuevos juegos con los aspirantes en las pruebas de selección que muestran in situ las competencias profesionales de cada candidato.
- Contratación y plan de acogida o inducción: tener bien elaborado un plan de acogida ayudará a los nuevos empleados a ubicarse y conocer mejor (y más rápido) a su equipo, su rol dentro de él, así como su cometido, responsabilidad y las herramientas a utilizar.
- Evaluación y gestión del desempeño y del potencial: según las nuevas tendencias, esta evaluación deberá tener en cuenta también la autoevaluación, la evaluación de proveedores, compañeros y clientes.
- Formación, aprendizaje continuo y desarrollo de la carrera profesional: este paso es esencial para retener el talento, así como para la sostenibilidad de la propia empresa. Tanto es así que el «querer aprender» es una de las competencias más valoradas y demandadas en la actualidad por las empresas a empleados y candidatos.
- Reconocimiento y recompensas: aquí se incluyen los programas de compensación como el salario emocional, la formación y otros beneficios asociados al rendimiento individual o colectivo.
- Prevención de riesgos laborales: se debe contar con acciones de formación y sensibilización entre todos los empleados de la entidad. Para evitar los riegos derivados del desempeño del puesto de trabajo y lograr la seguridad y salud de las personas trabajadoras.
- Relaciones laborales: es preciso contar con normas que regulen la convivencia en los centros de trabajo con el objetivo de respetar y obtener el máximo provecho de la diversidad existente en la empresa (generacional, étnica, funcional, cultural, de sexo…). Además de la plantilla en sentido global, es necesario analizar las relaciones con las personas que ostentan la representación legal de las personas trabajadoras, las delegadas o delegados de personal y los comités de empresa, haciéndoles partícipes de las cuestiones organizativas que afecten a la plantilla.
- Políticas de conciliación de la vida personal y profesional: una de las más valoradas por empleados y candidatos y que contribuye en mayor medida a la retención del talento. Entre ellas están el teletrabajo, horario flexible, reducción de jornada…
- Desvinculación de la organización: ya sean de forma voluntaria o no, también se deberán cuidar. Por ejemplo, estandarizando entrevistas de salida que proporciones información valiosa de quienes abandonan la empresa.
