Las nuevas tecnologías, clave en la comunicación de un congreso
Llevas tiempo organizando un evento. Son meses de trabajo, reuniones, llamadas, presupuestos y dudas. Ya tienes la temática, los ponentes y partners más representativos del sector, pero ¿y el público?
Benéfico, educativo o científico son algunos de los objetivos que puede perseguir la organización de un evento, y conseguir que todo el mundo hable de ello es la garantía de que los esfuerzos invertidos tienen su recompensa, pero ¿cómo logramos alcanzar a nuestro público? Hoy en día, internet y las redes sociales han facilitado esas tareas de comunicación y viralización, añadiendo también el gran beneficio de acercarte con exactitud al público objetivo al que quieres informar. Sin embargo, la tarea de comunicación debe ser continuada, extensiva y muy planificada.
Generación de expectativas previa al evento
¿Cuántas veces te has enterado de un evento tiempo después de realizarse? Eso es lo primero que debemos evitar. El trabajo de comunicación previo a la realización del evento es clave para generar expectativas e interés en el público. Para ello, es importante conocer el público al que quieres dirigirte, fidelizarle y conseguir que sean ellos los que difundan las noticias y mantengan el pulso informativo hasta su celebración.
A la hora de promocionar el evento, es importante cubrir todo tipo de medios, tanto digitales como convencionales.
- Como primer paso, debemos valorar la creación de una página web oficial donde actualizar toda la información relacionada con asistentes, horarios y actividades.
- Para aumentar el tráfico a la web y multiplicar la difusión de los contenidos, es importante trabajar en la dinamización de redes sociales, creando los perfiles, así como el hashtag del evento y otros relacionados con la temática a tratar. La comunidad virtual generada será la pieza clave para la viralización de la información, convirtiéndose en prescriptores.
- Del mismo modo, el mail marketing, la publicidad en redes sociales y en Google puede ser una herramienta sencilla para el primer impulso, segmentando y afinando el público inicial al que dirigirnos.
- Para lograr una comunicación extensiva 360º, es importante no olvidar el impulso que supone la difusión de noticias en los medios convencionales. Enviar notas de prensa informativas a los medios de comunicación o facilitar entrevistas sigue siendo una acción fundamental para lograr el alcance deseado.
Comunicación durante el evento
Una vez ha comenzado el evento, es clave mantener la atención, tanto de los asistentes como de los interesados que no han podido asistir. Internet y las nuevas tecnologías vuelve a ser el gran aliado para este fin.
Para lograrlo, debemos conseguir la participación en las redes sociales de los asistente, que retransmitan a través del hashtag las conversaciones que se vayan generando alrededor del evento. También es importante que la cuenta oficial se haga eco de todo lo que está ocurriendo.
Además, las redes sociales trabajan para facilitar la inmediatez de la información. Por ello, herramientas como Facebook Live o Periscope nos permiten publicar en directo pequeños momentos e incluso entrevistas a los asistentes.
Sin embargo, la acción de comunicación que marcará el éxito de nuestra estrategia online es la retransmisión en directo por streaming. De este modo, todo el mundo puede disfrutar y sentirse parte del evento estén donde estén. Para ello, es importante apostar por la alta tecnología con la que cuentan empresas especializadas como Natinnova. De esta forma, no solo garantizaremos la correcta retransmisión -sin cortes ni retrasos-, sino que se puede añadir información en directo para mantener la atención del usuario.
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Acciones post evento
Garantía de éxito es conseguir que días después de concluir un evento continúen hablando del mismo. Sólo de ese modo sabremos si es posible repetir su celebración. Por ello, el trabajo de comunicación posterior es tan importante como el previo. Si hemos realizado una buena cobertura antes y durante, habremos recopilado una gran cantidad de material sensible a difundirse:
- Vídeos descargables. Tras la grabación en streaming y la realización de entrevistas, podemos dosificar el contenido audiovisual en pequeños vídeos descargables. De este modo, si alguien se perdió alguna de las ponencias, charlas o momentos del evento, podrá revivirlo.
- Artículos y entrevistas en la web. La web y el blog nos permitirán hacer pequeños resúmenes y post sobre el evento, segmentándolos por temáticas que mantengan activo la difusión de contenidos durante un largo periodo de tiempo.
- Redes sociales. Mantener a la comunidad generada previamente será sencillo si continuamos compartiendo un contenido que genere interés e interactúe con ellos. De este modo, podremos compartir fotos, pequeños vídeos o los contenidos de la web, así como noticias de interés relacionadas con el sector,
- Con un mailing posterior, podremos agradecer y fidelizar al público asistente. Éste podría servir como medio para informar de la disposición de todo el contenido del evento en la web y redes sociales, invitándoles a continuar en contacto hasta la realización del próximo evento.
- Balance final a medios de comunicación. No debemos descuidar la relación con los medios de comunicación. De este modo, puede ser muy útil facilitarles datos de asistentes o noticias destacadas junto a imágenes para facilitar la publicación de la noticia.
Como ves, son muchas las estrategias y herramientas que pueden ponerse en marcha a la hora de realizar un evento. Sin embargo, como cada evento es diferente, también lo es su público y su comunicación. Para ello es necesario establecer un estrategia y un plan previo. ¿Hablamos?
Noemí Arrieta y Natinnova
Miembros del Ecosistema DKV Integralia
