Qué significa «digitalizar» el departamento
Cuando hablamos de «digitalizar un departamento» nos estamos refiriendo a integrar tecnología digital en todos los procesos que ese departamento utiliza, como el de recursos humanos, por ejemplo.
Estos últimos años, recursos humanos es el departamento que ha vivido mayores cambios con la consolidación de las nuevas tecnologías, pero, sobre todo, con el protagonismo que ahora tiene el capital humano en la empresa.
Llegados a este punto, la pregunta que nos viene sería: ¿Está el departamento de recurso humanos preparado para las necesidades generadas por cada empresa en este nuevo contexto? ¿Tiene los recursos y las habilidades que precisa?
El objetivo es que el departamento pueda gestionar con mayor rapidez y eficacia, utilizando para ello las tecnologías adecuadas —adaptadas a sus funciones—, que automaticen procesos como la gestión del talento, la selección y contratación, el desarrollo organizacional, la motivación de los empleados, etcétera, y se analicen más rápido y mejor los datos obtenidos de los empleados.
Por qué es importante digitalizar RR. HH.
La relación existente entre las personas, los medios y las herramientas ha cambiado, se ha transformado a través de softwares adecuados a los procesos de RR. HH., influyendo directamente en el aumento de la productividad.
Esta transformación debe realizarse de forma adecuada, con la tecnología precisa, o será contraproducente.
No debemos olvidar que el capital humano de una empresa es su mayor valor, por tanto, utilizar herramientas que permita a recursos humanos gestionar mejor sus procesos son esenciales para lograr la consecución de los objetivos y metas de la empresa.
Disponer de herramientas de gestión fáciles de utilizar e intuitivas, permitirá que el equipo se adapte mejor y más rápido al nuevo entorno de trabajo, generando así un mejor clima laboral en la plantilla, siendo consecuencia directa de esto el aumento de la productividad, la reducción del absentismo laboral y una mayor motivación en los empleados.
10 pasos para digitalizar recursos humanos
Como hemos visto, digitalizar recursos humanos permitirá a la empresa ganar en efectividad y reducir costes, incluso potenciar su desarrollo estratégico.
Está muy claro, el departamento de recursos humanos no puede continuar trabajando con los sistemas tradicionales y debe adaptarse al entorno digital. Para ello nada mejor que tener en cuenta los 10 pasos siguientes:
- Identificar las metas y prioridades, de esta forma resolverá problemas del departamento y de colaboradores
- Elegir herramientas adecuadas. Cuando se conocen las metas, se indican también las características que deben tener las herramientas para la consecución de los objetivos señalados.
- Capacitación del personal. Es preciso que quienes vayan a ser los usuarios más activos conozcan a fondo las herramientas, tanto empleados como profesionales de RR. HH. y jefes de departamentos.
- Impulsar un clima laboral participativo y abierto. Permitir que todos participen de forma directa aporta muchas ventajas.
- Emplear sistemas integrados de datos. Estos permitirán llevar a cabo labores de seguimiento, control, análisis y evaluación, de forma más sencilla y eficiente.
- Involucrar a las áreas de TI. Estas pueden contribuir en la fase de selección de proveedor para analizar los aspectos más técnicos.
- Gestión documental. Permite un acceso mucho más rápido y sencillo al almacenamiento, clasificación y recuperación de archivos y documentos.
- Desarrollar una buena estrategia. Es importante crear una estrategia que incluya aplicaciones, análisis, herramientas de Inteligencia Artificial, gestión de nóminas y otras soluciones.
- Construir un equipo digital de RR. HH. Es importante explorar nuevas opciones de proveedores, así como mejorar las prestaciones de servicios, la contratación, el aprendizaje, por lo que crear un equipo integrado por distintos niveles llevará a disponer de una red de excelencia que aumentará la calidad de los procesos internos.
- Crear una cultura de confianza conlleva a contar con un clima de cooperación entre la dirección y los empleados que beneficia a ambas partes.
Beneficios para la empresa
Digitalizar el departamento de recursos humanos conlleva una serie de ventajas o beneficios para la empresa como:
- Libera al departamento de carga de trabajo, lo que permite optimizar el tiempo del empleado gracias a la automatización de las tareas.
- Los empleados se sienten más motivados al utilizar software sencillo, intuitivo y práctico, además de percibir que la empresa comunica mejor y genera estrategias para la retención del talento.
- Mejora las capacidades del personal, puesto que la mayoría de estas tecnologías utilizan la Inteligencia Artificial y permiten crear microlearning o pequeños aprendizajes que ayudan mucho a los empleados a mejorar sus habilidades y competencias, ya que están fragmentados en contenidos didácticos precisos que, en su conjunto, crean un conocimiento concreto y más completo.
- Aumento de la productividad, puesto que se mejora la comunicación, la formación, la retención de talento y el compromiso de los empleados con la empresa.
- Nuevas experiencias al cliente al mejorar la eficiencia operativa.
- Puede generar nuevas fuentes de ingresos, lo que a su vez supone se más efectivo en el mercado.
La digitalización de RR. HH. no solo supone una mejora en la gestión de la plantilla al detectar de manera más eficaz las necesidades por medio del análisis de datos, sino que también ofrece la oportunidad de implantar nuevos sistemas de trabajo a través de nubes colaborativas y trabajo en equipo, o bien utilizar plataformas para impartir formación online con la economía de recursos que esto supone.
Por tanto, la digitalización implica un cambio estratégico de las organizaciones que lo pueden aprovechar para obtener mejores resultados.
