¿Cómo llevar el control de las vacaciones?
Cuando llega el verano vienen los problemas: cuadrar ausencias, reorganizar grupos, cambiar y adecuar turnos… Si no quieres que tu empresa sufra lo mismo año tras año, incluso afectando a la atención al cliente y la productividad, debes contar con una política de vacaciones.
Claro que no debemos olvidar que esta debe crearse de acuerdo con el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores, de los Convenios colectivos y de los pactos de Sindicatos y Patronal, ya que es el marco normativo que las regula.
No obstante, el periodo de vacaciones que se debe disfrutar de manera obligatoria y es posible programar, no es el único motivo por el cual los empleados o empleadas de una empresa pueden ausentarse de su puesto de trabajo, ya que hay que tener en cuenta los periodos de incapacidad temporal o bajas médicas y los distintos permisos o licencias que puedan surgir, como son el permiso por matrimonio, por traslado del domicilio habitual, por fallecimiento o enfermedad de familiar, etc.
Sin embargo, si se va a crear una política de vacaciones que evite conflictos, ¿cuáles serán los puntos importantes a tener en cuenta?
10 puntos importantes en la política de vacaciones de la empresa
El calendario de vacaciones, según el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores, debe conocerse por los trabajadores con, al menos, dos meses de antelación. Al margen de la regulación estatutaria, cada empresa cuenta con su política de vacaciones adaptada a sus necesidades.
En la práctica, como regla general, dentro de los equipos de trabajo, se suele alternar el disfrute de las vacaciones para continuar con la actividad y que la empresa no sufra ningún perjuicio. En ocasiones, es necesario que la empresa realice contrataciones para cubrir determinados periodos de ausencia de personas trabajadoras, ya sea por vacaciones o para cubrir un permiso como por ejemplo por nacimiento y cuidado de menor.
A continuación, vamos a definir estos diez puntos a tener en cuenta en la gestión de las vacaciones de una empresa:
- Definir el periodo de solicitud de las vacaciones con antelación
- Llevar un registro actualizado de los días gastados y de los pendientes
- Informar a cada empleado de cuántos días le corresponde
- Concretar muy bien un orden de prioridad (por hijos, antigüedad, rotativo…)
- Fijar y exponer el número de empleados que pueden disfrutar las vacaciones al mismo tiempo
- Especificar en qué periodos de tiempo no se permite disfrutar vacaciones
- Acuerdo empresa y empleados sobre los periodos de tiempo en los que sí se permitirá disfrutar de vacaciones
- Decir a los empleados el protocolo para solicitar a través de notificación las vacaciones
- Revisar diariamente las reservas de las vacaciones
- Realizar un calendario actualizado de los periodos de vacaciones de los empleados
Herramientas
De forma tradicional, el método más utilizado en las pequeñas y medianas empresas es la hoja de Excel, en la que iremos contemplando los diferentes apartados por meses, días, nombre del trabajador…, y así ir anotando ausencias, días de vacaciones ya disfrutados, y solicitudes de disfrute vacacional de cada uno de los empleados.
Lo dicho, si somos una empresa pequeña no tendremos muchos problemas, pero si la empresa ya cuenta con un número mayor de empleados, la cuestión se puede complicar mucho.
Si contáramos con un software en recursos humanos que automatizara más del 50% de los procesos, no solo nos quitaría trabajo, y también muchas situaciones de conflicto.
La superación de la hoja Excel
Debemos superar la etapa de ‘la hoja de Excel’ para acceder a otros entornos mucho más rápidos y profesionales, que no solo agilizan, sino que también permiten una mayor transparencia en la información.
Llevar nuestra gestión en un Excel supone crear un archivo, después dar forma a las columnas organizando una por mes y, después una por día; añadir fórmulas para sumar los días utilizados, las bajas, las ausencias justificadas…; rellenar con los datos de cada equipo de trabajo (o departamento) y de cada trabajador; para finalizar, se van contabilizando las vacaciones (total días disponibles y gastados) y se marcan en otra hoja días no laborables y festivos. De esta manera, quedarán sombreados las fechas del periodo solicitado de vacaciones.
Además del trabajo supone otro problema, la pérdida o extravío de datos. Esto se soluciona si la gestionamos a través de un software de recursos humanos.
Gestionar las vacaciones del personal con el software de RR. HH.
Gestionar las vacaciones a través de un software supone automatizar más del 90% del proceso, facilitando la solicitud de las ausencias, su aprobación y su publicación inmediata. Y si está en la nube, no perderemos nada y tendremos acceso siempre.
En el mercado existen soluciones tecnológicas para gestionar el personal muy recomendables. Algunas de ellas tienen un coste/empleado que resulta muy económico y con el que se consigue una mayor eficacia en la gestión. Además de gestionar las vacaciones y todo tipo de ausencias sin errores, permiten adjuntar documentos justificativos de las ausencias o licencias, y la mayoría tienen la función del registro horario o fichajes que resulta tan engorroso si se realiza de forma manual.
La implantación de cualquier nueva herramienta supone un cambio en la digitalización de los procesos de las empresas, siendo necesario utilizar programas y facilitar a la plantilla la correspondiente formación para su correcta utilización.
Ventajas de un gestor de vacaciones
Gestionar la política de vacaciones con un software conlleva ventajas como:
- Se calcula el tiempo libre de forma automática y en tiempo real
- Se puede generar un informe con las vacaciones acumuladas
- Mayor transparencia entre empresa y empleados
- Se puede solicitar las vacaciones en cualquier momento, incluso desde el móvil
- Se pueden ver que empleados están de vacaciones cada día, así no habrá acumulación de peticiones ni conflictos
- Hace el recuento de los días de ausencia de forma automática
- Actualiza la información a diario
