En la actualidad ha cobrado gran importancia un tipo de negocio denominado startup que ha revolucionado el mundo de los emprendedores. Se trata de un nuevo modelo de negocio que utiliza la tecnología para desarrollar ideas innovadoras, para ello buscan simplificar procesos y trabajos complicados, transformándolo en una experiencia sencilla y útil.
Este tipo de proyectos suelen estar compuestos por equipos multidisciplinares y han dado lugar a la creación de multitud de metodologías y herramientas digitales para potenciar el desarrollo de las ideas.
Para facilitar que fluyan las ideas durante el desarrollo de la startup, tiene que existir un equipo unido, basado en la confianza, la escucha activa y el respeto a las propuestas de los compañeros.
Algunas de las herramientas digitales que utilizan los equipos son: Slack, Trello, BaseCamp, Jira, Miro, GSuite, Paste, etc.
Hay multitud de metodologías para la realización de proyectos y saber cuáles son las diferencias no es nada sencillo. Por ello, en este artículo te contamos qué es una metodología, los 5 pasos para elaborar un proyecto, técnicas ágiles y predictivas, y ejemplos de uso de estas.
A continuación, definiremos qué es una metodología de proyectos.
Definición de metodología de proyectos
Aunque no es fácil recoger en una definición a qué nos referimos ni el modo en el que actúa, vamos a intentar simplificar lo máximo posible en la descripción.
Diremos que metodología es un sistema que ayuda a estructurar un proyecto basándose en prácticas, temas, procedimientos, técnicas, marcos y aplicando para ello diferentes procesos y estándares, pero siempre de forma personalizada, debiendo elegir el más adecuado según el proyecto, el equipo y el cliente.
Esto significa que, cuando elegimos qué metodología de gestión de proyectos vamos a utilizar, deberemos tener en cuenta el nivel de complejidad de nuestro proyecto, el cliente al que va dirigido, nuestros recursos, las restricciones propias del proyecto, el calendario (el tiempo disponible), las herramientas y el equipo.
Veamos a continuación las diferentes metodologías entre las que elegir.
Metodología de proyectos: técnicas ágiles y predictivas
Por tanto, tal y como comentamos en el punto anterior, al elegir qué metodología utilizar deberemos analizar cómo aprovechar mejor sus utilidades a la hora de elaborar «nuestro proyecto», determinando su ciclo de vida, las fases, el punto de revisión de fase, los procesos y las áreas de conocimiento.
Técnicas ágiles: Scrumban
Como hemos visto «una metodología de gestión de proyectos es un conjunto de prácticas y procesos repetibles, que incluyen información, lo que puede ayudar a lograr el éxito del equipo. No obstante, lo importante es que esté basada en estándares reconocidos, que sea flexible y adaptable a las necesidades de cada proyecto (de forma personalizada).
Dentro de los estándares y técnicas, existe una nueva metodología ágil e híbrida, denominada Scrumban. Esta metodología aúna la flexibilidad de Kanban y la forma estructural que utiliza Scrum, lo que a su vez permite crear una nueva forma de administrar proyectos.
El tablero Kanban permite visualizar el flujo de trabajo y parte de la idea de una pizarra, que se divide en tres columnas o secciones básicas, mostrando las tareas:
- Por hacer
- En proceso
- Hecho
Permite crear tantas subsecciones como se necesite, permitiendo visualizar el flujo de trabajo con gran precisión.
Para ello, Scrumban utiliza un principio de planificación a pedido para completar el trabajo acumulado, mientras asigna tareas al equipo, lo que permite que este se mantenga siempre enfocado en la tarea en cuestión. Sin embargo, también mantiene la parte «Scrum», utilizando, cuando es necesario, las revisiones y retrospectivas para mejorar el proceso.
Scrumban sería buena, sobre todo, en el desarrollo de proyectos donde hay una visión poco clara, requisitos en evolución o, simplemente, no existe una hoja de ruta precisa, pero el proceso sí tiene que incluir trabajo de soporte y mantenimiento.
Como decíamos, además de Scrumban, existen otras metodologías. Vamos a comentar algunas de ellas.
Ejemplos de metodologías
- Cuando solo se definen proyectos, como Agile
Esta metodología es una de las más extendidas, consigue mejorar la productividad y alivia los flujos de trabajo, aunque algunos la definen más que como una metodología, como una filosofía de trabajo y organización. Consiste en la división en fases o hitos del proyecto al completo. En ella se va avanzando continuamente, siempre a través del cumplimiento y la finalización de estos hitos o pequeñas fases, lo que permite rectificar y cambiar las prioridades y requerimientos según los resultados obtenidos durante el desarrollo del proyecto.
Se utiliza para proyectos que necesitan rapidez y flexibilidad, y adaptarse a las necesidades del cliente. Siempre está enfocada a resultados.
El objetivo es desarrollar productos y servicios de calidad que respondan a las necesidades de unos clientes cuyas prioridades cambian a una velocidad cada vez mayor.
Se basa en 4 valores: individuos e interacciones, software de trabajo, colaboración del cliente, y respuesta a los cambios.
Por ello, vemos que un proceso ágil de gestión de proyecto requiere un proceso previo de planificación, contando con una ejecución y evaluación según avanza. De esta forma se promueve la colaboración de todos los miembros del equipo, lo que evita retrasos en la finalización de las tareas, ya que se trabaja en intervalos cortos de tiempo (fases).
- Cuando racionaliza para dar «más por menos», como Lean
En este caso, se trata de una metodología de gestión de proyectos centrada en el tema de la eficiencia.
Primero identifica el valor para después optimizar el flujo de valor y así eliminar lo innecesario. Para esto se centra en tres disfunciones que generan desperdicios: las 3Ms, es decir, Muda, Mura y Muri.
Muda trata de erradicar cualquier cosa que no agregue valor al cliente.
Mura elimina la sobrecarga que generan las variaciones en el proceso estándar.
Muri elimina la sobrecarga, determinando que la capacidad óptima para trabajar es el 60-70%
Este método requiere un nuevo enfoque de la mejora continua, que parte de definir el valor de cada producto y analizar todas las actividades que se realizan durante el proceso de creación. En palabras de Henry Royce: «Todo el tiempo que se está trabajando con el producto se añade a su coste, pero no necesariamente a su valor».
- Cuando se define una metodología de ‘pila completa’, como Prince 2
Es una metodología en cascada que incluye principios, temas y procesos. Esto significa que está orientada a los procesos y que divide los proyectos en una serie de fases, como: requisitos, diseño, desarrollo, pruebas, implementación y mantenimiento, y que no deja nada al azar.
Es muy exhaustiva y una excelente estructura para ejecutar proyectos grandes y predecibles, mientras que para los pequeños puede resultar demasiado laboriosa.
- Cuando define estándares con algún proceso, como PMBOX o XP de PMI
No es una metodología como tal, sino un conjunto de estándares que se refieren a los cinco pasos para realizar un proyecto, que describen su Project Management Body of Knowledge (PMBOK). Estos son iniciar, planear, ejecutar, controlar y cerrar.
Es decir, hablamos de un conjunto de procesos, métodos, terminologías y pautas que se aceptan como estándares dentro de la administración de proyectos.
Sobre todo, es teórico, como una guía, pero no permite ejecutar un proyecto PMI, aunque sí se pueden aprovechar sus estándares para crear un lenguaje universal y así establecer los mejores métodos a utilizar para realizar un proyecto.
- Cuando define solo el proceso, como Scrum
Es una metodología que propone principios y procesos para mejorar la entrega, y cuyo objetivo es mejorar la comunicación, el trabajo en equipo y la velocidad de desarrollo. Se trata de capacitar a un equipo para cumplir y definir roles y responsabilidades, creando así un clima acorde al objetivo de entregar lo correcta, de forma correcta y lo más rápido posible. Cada persona que interviene en el proceso de creación de un producto o servicio tiene un rol específico en Scrum.
Tiene un enfoque ligero y define reuniones, trabajos atrasados, itinerarios, gráficos, es decir, dispone de una serie de herramientas que permiten realizar la entrega de forma eficiente e interactiva. Sus tiempos suelen estar entre las 2 y 4 semanas, y se dirige a equipos pequeños y multifuncionales de hasta 9 personas.
Los pilares de Scrum son: la transparencia, la inspección y adaptación. Se desarrolla bajo los siguientes valores: compromiso en alcanzar metas, coraje en trabajar en problemas difíciles y hacer lo correcto, foco en las metas del equipo, abierto a nuevos retos y respeto entre las personas para desarrollarse y ser independientes.
No obstante, es una metodología a la que le falta flexibilidad, por lo que se suele emplear complementando otras, de forma híbrida.
- Cuando es de programación extrema, como XP
Es una metodología que define procesos y valorares, siempre con el objetivo de mejorar la calidad del software y así garantizar la capacidad de respuesta a los requerimientos del cliente. Aunque sus principios son muy similares a los de Scrum, como la simplicidad, la comunicación, la retroalimentación, y el respeto, contiene procesos descriptivos que lo diferencian, por ejemplo el incluir historias de usuario, desarrollo impulsado por pruebas o TDD, y la programación de pares e integración continua.
- Hablamos de Waterfall
Aunque esta metodología pueda verse como tradicional y obsoleta, es muy útil cuando se trabaja con un proyecto bien documentado, claro y con requisitos fijos. Estos deben definirse al principio, en su totalidad, antes de iniciar cualquier trabajo. Después irán en cascada a través de las diferentes fases del proyecto.
Estas son algunas metodologías, pero existen otras como Desing Thinking, un método para crear ideas innovadoras que centra su eficacia en entender y dar soluciones a las necesidades reales de los usuarios.
Al margen del tipo de metodología que se utilice, el objetivo de los proyectos o startups es solucionar un problema determinado mediante un producto o servicio basado en la tecnología y que aporte unas determinadas ventajas respecto a lo que ya existe en el mercado. Se caracterizan por la sencillez y accesibilidad y tienen un segmento de usuarios muy definidos.
Se debe basar en un modelo de negocio en el que exista viabilidad, de acuerdo con las ganancias y el flujo de los ingresos que se deben definir de manera temporal, teniendo en cuenta los recursos, presupuesto y financiación necesaria para su desarrollo y puesta en marcha.
Tras la creación del proyecto, deberemos realizar la validación mediante la presentación del mismo al usuario para conseguir su feedback, lo que nos permitirá contar con una evaluación externa, conociendo así qué es lo que más se valora del prototipo y los posibles cambios a introducir para alcanzar el resultado esperado.
