Las fases del embudo de reclutamiento
El embudo de reclutamiento se basa en un concepto utilizado en marketing para describir las fases en los procesos de venta, y denominado como «embudo de ventas».
En recursos humanos, con embudo de reclutamiento nos estamos refiriendo al proceso que permite al departamento plantear estrategias de búsqueda, selección y retención, siguiendo a los candidatos hasta el momento de su contratación, incluso también para realizar un seguimiento posterior.
Gracias a estos pasos se logra optimizar el proceso de candidaturas, identificando así cuál es la mejor estrategia, utilizando las herramientas más adecuadas para ello y supervisando después los resultados gracias a los KPI.
Dicho esto, veamos mejor cuáles son estas fases y sus herramientas.
Fase de Atracción/búsqueda
Como es obvio, la primera fase es la de búsqueda y atracción de candidatos valiosos para la empresa. Para ello, es esencial que la empresa cuente con una buena estrategia de employer branding que garantice que la empresa-marca sea conocida y valorada como lugar de trabajo, atrayendo así incluso el interés de los candidatos pasivos.
Dado que la oferta debe atraer y destacar del resto, es una labor conjunta de RR. HH. y Marketing ya que esto permitirá darle la mayor visibilidad posible a través de las herramientas y canales disponibles, y que detallamos a continuación:
- Página de empleo de la empresa: es la base principal de cualquier estrategia de employer branding. En ella se debe describir la cultura, la misión, los valores y el ambiente de la empresa, así como la lista de todos los puestos abiertos. Si se quiere captar el interés deberá incluir gráficos sencillos y claros, diseño responsive, formularios breves de candidatura…
- Multiposting: durante esta fase de búsqueda a la empresa le interesa captar muchos posibles candidatos y estos están en múltiples páginas webs, lo que supone poner un anuncio en cada una de ellas. Para minimizar este trabajo la empresa puede recurrir a un e ATS, que publica la oferta en multitud de portales y webs de empleo, y solo con un clic.
- Página de empresa en Linkedin y en Indeed: son el mejor escaparate para aumentar la visibilidad y transmitir información sobre la empresa. Incluso, en la de Indeed los empleados dejan sus opiniones, muy utilizadas por los candidatos para evaluar a la empresa.
- Patrocinios: en ocasiones también es preciso incluir el pago de patrocinios para destacar la oferta en uno o varios canales de empleo, sobre todo cuando los perfiles buscados son difíciles de encontrar.
- Redes sociales: una vía ya conocida y cotidiana para las empresas, y cada vez más utilizadas por los candidatos. Entre ellas destacan LinkedIn, por ser la red social laboral por excelencia, e Instagram, quizá por ser la más idónea para compartir material visual sobre, por ejemplo, el ambiente laboral de la empresa.
- Ferias de empleo: las empresas organizan o asisten a las ferias de empleo y eventos para dar una mayor proyección y visibilidad a la empresa, así como para crear una reserva de candidatos. Ahora también contamos con la opción de ferias de empleo online (por ejemplo, a través de Indeed). También existe ahora la posibilidad de recopilar currículos en formato digital durante las ferias y eventos presenciales, a través de los ATS.
- Referencias: es uno de los objetivos más claros de la estrategia de employer branding, convertir a los empleados en prescriptores o embajadores de la empresa a través de sus opiniones y comentarios. Si se logra, es una de las vías más directas y con mayor repercusión.
- Agencias de selección y headhunters: como no siempre la empresa puede realizar la búsqueda de candidatos recurriendo solo a sus propios medios, existe otra opción en el mercado: las agencias de selección y cazatalentos. Si recurrimos a ellas deberemos integrar su trabajo en la estrategia y los procesos de la empresa.
KPI
En esta fase de búsqueda: se establecen métricas relacionadas con el reclutamiento. Realizar seguimiento de los currículos recibidos permite conocer a través de qué canales llegan más candidatos y que después habrá que contrastar con la fuente de los contratados, conociendo así los canales que han atraído candidatos más válidos.
La fase de Preselección/engagement
Hasta hace unos años, esta fase pasaba desapercibida ya que las empresas solían pasar directamente del currículo a la entrevista personal. En la actualidad, se recurre a las herramientas digitales en una fase intermedia que permite conocer mejor a los candidatos y les proporciona un feedback constante, es decir, una buena comunicación en ambos sentidos.
- ATS: antes hablamos de la utilidad de los ATS y de cómo minimizaban el trabajo en un solo clic. Proporcionan una multitud de herramientas de apoyo a los reclutadores para el análisis de los candidatos y de su «enganchamiento» como modelos de anuncios con calidad, áreas personales para los propios candidatos, sistemas de comunicación masivos y automáticos, búsqueda avanzada, preguntas de filtrado (killer questions), etc.
- Entrevistas en video: durante el confinamiento ha sido el sustituto perfecto de las entrevistas personales, y es una herramienta perfecta para que el reclutador se pueda hacer una idea previa de las habilidades comunicativas e interpersonales del candidato. Incluso, los vídeos on demand, promueven el engagement, ya que el candidato realiza la entrevista cuando se siente más cómodo, algo que aprecian mucho los jóvenes.
- Test: la realización de pruebas muy diversas, como las lingüísticas, técnicas, psicoactivas…, permiten evaluar a los candidatos según competencias especializadas, y descartar a una parte de estos, previamente a la entrevista personal con el director de contratación.
- Gamificación: no existe nada más interactivo que un videojuego por lo que evaluar las soft (habilidades como comunicación, trabajo en equipo, negociación, organización del tiempo, automotivación…) y las hard kills (habilidades propias de la especialización) jugando es un éxito, si bien su alto coste al tener que personalizar cada juego, solo permite su utilización a las multinacionales, y no así a las PYMES.
- Chatbolt: son chats automáticos que acompañan y sirven de guía a los candidatos a través de la página de empleo de la empresa hacia el puesto que más se adapta a sus características.
KPI
Fase de engagement: se evalúa la rapidez con la que la empresa lleva a cabo las actividades de selección. También se puede enviar una encuesta a los candidatos y detectar si ha habido algún problema en esta fase.
La fase de conversión/contratación
Es tan importante esta fase como las iniciales, ya que queremos que el candidato seleccionado acepte nuestra propuesta final. Para ello se cuenta con las dos últimas e importantes vías:
- Las entrevistas personales, cara a cara, que sigue siendo uno de los canales más importantes de reclutamiento.
- La carta de la oferta, que puede marcar la diferencia. Si no solo está bien elaborada, sino también personalizada para el candidato, puede ser el paso decisivo para que acepte.
KPI
Fase de contratación: aunque finalizan muchas métricas utilizadas hasta ahora, en esta podemos medir el índice de aceptación de ofertas. Si fuera bajo indicaría que existe algo que no convence a los candidatos: el salario, el marco contractual, los horarios, las tareas…, por lo que habría que revisar y corregir el problema de inmediato.
La fase de nurturing/ retención
Si la búsqueda y selección de candidatos está bien integrada en las actividades y estrategia de gestión de RR. HH., no deberemos detenernos en la fase anterior, sino continuar un seguimiento del candidato en la empresa, en su entorno laboral. Se trata de fidelizar, mantener y retener el talento que tanto esfuerzo le ha costado atraer a la empresa. Deberemos comprobar que las promesas hechas al candidato se cumplen y darle seguridad, logrando que aumente el valor de los empleados y los anime a quedarse e integrarse en la empresa, sintiéndose partícipes y protagonistas del negocio de esta.
Algunos de los procesos y herramientas de los que dispone recursos humanos para ello son:
- Onboarding: la inserción de un nuevo empleado requiere mucha atención ya que a través de esta experiencia inicial se forjará una opinión de la empresa. La digitalización deberá ayudar, por una parte, a minimizar los trámites burocráticos. Y, por otra, se deberá fomentar el contacto y el diálogo con los nuevos compañeros, todo ello mucho mejor a través de un mentor, un plan de formación y de reuniones de presentación.
- Formación: sigue siendo casi nula en España, salvo la obligatoria, sin embargo, es la herramienta más eficaz a la hora de desarrollar las habilidades de los empleados y aumentar la retención. Aunque se obtiene mayor rendimiento con los mixtos y presenciales, la formación e-learning es una fantástica opción, además de económica.
- MBO: el trabajar por objetivos aumenta la conciencia y la implicación del empleado, a la vez que mejora su productividad, y recompensa en función de los méritos personales (meritocracia). Como vemos, una herramienta crucial para la retención y el compromiso (engagement).
- Planes de trayectoria profesional: permiten crecer al empleado, tanto en el campo personal como profesional, lo que a la vez llevará un aumento de responsabilidades, otra valiosa herramienta para retener talento. Para crearlos es preciso tener en cuenta las habilidades de cada empleado y las precisas para cada puesto.
- Programas de bienestar: aunque el salario suele ser el incentivo más apreciado, un buen programa complementario de incentivos a través de programas de bienestar corporativo, sería mucho más efectivo a la hora de retener talento.
- Teletrabajo y trabajo inteligente: es un beneficio que los empleados esperan obtener y ante el que todos se rendirán.
KPI
En esta fase de retención se miden, cualitativa y cuantitativamente, los índices de retención y de engagement de los empleados.
- Índice de rotación: es la capacidad de retención de la empresa y se calcula con la fórmula = [(número de nuevos contratados a lo largo del año + número de salidas a lo largo del año) / media anual de personas] x 100
- Nivel de satisfacción: encuestas realizadas directamente a los empleados, ya sean anuales o semestrales, para conocer si las iniciativas que se han llevado a cabo tienen éxito y los trabajadores están satisfechos con la empresa.
- Índice de asistencia a cursos: indicador útil para saber si el plan de formación que se ha elaborado está logrando una respuesta positiva por parte de los empleados.
- Logro de los objetivos: mide el porcentaje, por lo que un buen rendimiento indicará que los empleados se involucran en el negocio de la empresa.
