RR. HH. en las empresas es un departamento que se ocupa en buena medida de tareas administrativas. Esto, actualmente, resulta un atraso porque si ese tiempo se pudiera dedicar a actividades estratégicas y al crecimiento de la organización, posiblemente los resultados serían más positivos para la empresa.
Eficiencia operativa
El desafío que afronta el departamento de RR. HH. de las empresas hoy en día es conducir la agenda de talentos y atraer los mejores que están en el mercado.
Además es responsable de ubicar a las personas en el lugar correcto dentro de su empresa; Recursos Humanos debe extender sus capacidades hacia los cambios estratégicos en la organización, gestión y desarrollo del talento, diseño organizacional, motivación de los empleados y la inclusión.
Realizar un plan de carrera individualizado de cada persona trabajadora supone aprovechar todo el potencial, proporcionando las herramientas necesarias con las que conseguir los logros que se persiguen.
Un plan de carrera profesional es una forma de retener talento a través de la participación. Las organizaciones contribuyen a esto al procurar que las habilidades, experiencia y requisitos laborales de los diferentes puestos de trabajo sean transparentes para que el trabajador pueda prepararse para las oportunidades de futuro que surjan.
La repercusión de todo esto será muy positiva para la empresa porque se producirá una fidelización de los empleados y un alineamiento con los objetivos y estrategias del negocio.
Tradicionalmente había dos funciones que este departamento ejercía: Eficiencia y reducción de costes en el servicio, pero es necesario llegar más lejos a través de la optimización de sus funciones.
Con el nuevo modelo se intenta que el equipo se convierta en consultores y además consejeros, con el resultado de que sus habilidades alcanzarían un nuevo nivel de capacidades.
Automatización como clave
Los avances tecnológicos permiten a las empresas la automatización de ciertas tareas, mejorando la eficiencia y escalabilidad.
Son aplicaciones que estandarizan los procesos en toda la organización; estas tecnologías están a su alcance y no son difíciles de implementar. Se consigue unificar procesos que antes debían ser realizados por distintos sistemas de recursos humanos.
Aquí nos encontramos con el ejemplo de la documentación laboral que antes se firmaba manualmente, como los contratos, las cláusulas, el modelo 145, PRL... Existen muchas aplicaciones que permiten incorporar la firma digital.
No podemos olvidar las aplicaciones informáticas que también facilitan la sistematización en el cumplimiento de otras obligaciones como:
Control de fichajes.
Gestión de vacaciones.
Plataformas para impartir formación.
Todo ello constituye una importante mejora en la eficacia y agilidad en los negocios, repercutiendo en un incremento de la competitividad de la empresa y en el proceso de adaptación a los siempre cambiantes mercados.
La eficiencia es lo que permite competir aprovechando nuevas oportunidades, concentrarse en iniciativas estratégicas y corporativas.
Adaptación al cambio
Es necesario buscar la agilidad que permite moverse con la rapidez necesaria para aprovechar las nuevas tendencias.
Para lograr esto es necesario una eficaz planificación de los negocios, dejando de lado herramientas y tecnologías obsoletas que lastran el trabajo y obligan a recopilar datos casi manualmente, lo que complica un buen análisis.
Muchas empresas utilizan sistemas anticuados, pero que siguen vigentes porque juzgan que su cambio es complicado. Pero ¿realmente merece la pena?
Estos sistemas son conocidos como legacy (sistemas heredados: aplicaciones o software antiguos que son difíciles de reemplazar) y son bastante críticos cuando se deben realizar operaciones diariamente, por lo que es necesario evaluar su reemplazo y minimizar los potenciales riesgos.
Planificación continua
Viendo cómo se desarrollan las cosas en el entorno actual, las organizaciones deben darse cuenta de que todo cambia a una gran velocidad, impensable hace solo unos pocos años.
Contando con eso, es esencial identificar amenazas de la competencia y estar al tanto de las expectativas de los clientes.
Esto supone llevar a cabo unas tareas de planificación continua que permitan la adaptación a los cambios que se van produciendo.
Los avances tecnológicos se han generalizado y los costes son menores actualmente, lo que posibilita que muchas más empresas implementen procesos eficaces cuando hablamos de planificación, sin tener que usar procedimientos manuales.
El proceso de digitalización de las empresas no es sencillo, ya que supone el cambio de los sistemas de gestión y organización realizado durante muchos años.
Por ello, es importante facilitar la formación e información necesaria a la plantilla para que pueda detectar el ahorro de trabajo y tiempo que suponen las nuevas herramientas. Es preciso introducir un cambio cultural y organizativo en la empresa.
Con el uso de herramientas digitales como dispositivos móviles, plataformas de comunicación, etc. que permiten trabajar de una forma más eficiente, creando oportunidades nuevas.
Ajuste de los kpis
Hay que considerar el tiempo que invierte RR. HH. en conseguir ubicar a una persona en el rol correspondiente.
Es preciso utilizar una métrica para medir aquellos resultados que se pueden controlar, de esta manera este departamento será capaz de ver cómo son las experiencias de los empleados y su promoción de acuerdo a los objetivos empresariales, reflejando las distintas motivaciones profesionales en los negocios.
RR. HH. debe aportar experiencia a los retos profesionales que se plantean, incluidos los problemas empresariales.
Con el control y revisión periódica de los objetivos se pueden realizar medidas correctoras cuando existen desviaciones o variables nuevas que se deban introducir.
Adoptar tecnología
Ya lo hemos dicho, pero es necesario recalcarlo: La tecnología es fundamental para que recursos humanos evolucione. Ahora se pueden ofrecer servicios a precios más asequibles.
Automatizar procesos mediante el empleo de chatbots para contestar las FAQ y usar procedimientos de robótica para determinadas funciones que se realizan desde el departamentos de recursos humanos.
Con todo esto se consigue una flexibilidad empresarial que ayuda a centrarse en los objetivos verdaderamente importantes.
Eso sí, es preciso ofrecer experiencias digitales que realmente funcionen y, de esta forma, RR. HH. quedará liberado de ofrecer los servicios que la empresa requiere.
Otro aspecto importante de la tecnología es la posibilidad de que pueda ser utilizada como herramienta de aprendizaje. Las últimas herramientas incorporadas aumentan la facilidad y capacidad de respuesta que hace que el usuario llegue a lo que está buscando, mediante sugerencias hacia lugares relevantes sobre cualquier tema.
Equipo de personas digitales
Gracias a la formación de un equipo de personas digitales, recursos humanos puede invertir en experiencias de personas y servicios que impulsan el rendimiento de las empresas.
Estas personas diseñan y comparten nuevos servicios aprovechando la tecnología y la IA, para conseguir que los empleados se sientan mejor y así aumentar su contribución a los objetivos de la organización.
Se crea una infraestructura basada en 5 puntos:
Servicio.
Automatizar.
Cloud.
Habilitar.
Datos/Analítica.
Precisamente se ha visto en el último año que la pandemia ha obligado a muchas empresas a «digitalizarse», logrando que el teletrabajo sea una realidad mucho más consolidada.
Además, esta experiencia ha hecho que se analicen determinados datos que retroalimentan la empresa para mejorar las cosas para los empleados, y para la misma organización.
El análisis de datos a gran escala o «big data» es uno de los elementos clave para la toma de decisiones, de ahí la importancia de cómo se gestiona y organiza la información.
La optimización de procesos en cualquier tipo de empresas es muy importante para alcanzar los objetivos que se propongan.
Maximizar el valor humano
Existen 4 puntos en las organizaciones en los que se deposita una buena parte del éxito:
El valor financiero: Aquí incluimos el crecimiento de los ingresos, márgenes de beneficio y la cuota de mercado correspondiente.
Valor para el consumidor o cliente: Generar nuevas ideas, I+D…
Valor social: Objetivos de desarrollo sostenible, eficiencia en la explotación de recursos.
Valor humano: Lo más importante es capital humano, salud de los empleados, cultura.
Sobre este último punto recae la función del departamento de recursos humanos. Todo dentro de la organización está conectado con el valor humano y, a partir de ahí, se impulsan los otros tres puntos.
Aquí se coloca la piedra angular para construir un mundo en el que los negocios se inspiren en un modelo operativo que va evolucionando con las necesidades de la empresa y también con sus empleados a los que se debe capacitar mediante formación continua.
Es decir, no se trata de ver solamente lo que los empleados pueden aportar al mundo empresarial, sino también lo que la empresa les puede ofrecer a ellos.
Evolucionar a velocidad
En este momento las empresas tienen que identificar dónde se encuentran en el proceso de transformación y definir una determinada estrategia para llegar al lugar que se proponen.
Nuevamente, debido a la pandemia, vemos que ha surgido una nueva visión de RR. HH. que ha impulsado la automatización, ofreciendo servicios a los trabajadores personalizables, a la vez que proporciona a las organizaciones la capacidad para sostenerlos a largo plazo.
Las operaciones propias de este departamento y sus servicios pasarán a ser servicios de negocios globales virtuales. La tecnología se convierte en el equipo digital de personas y se dará un nuevo valor a las personas e, incluso, a la propia organización.
Estas herramientas nos aportan cuatro elementos esenciales que son:
Escalabilidad.
Flexibilidad.
Eficiencia.
Seguridad.
