Como ya hemos ido viendo, medir el desempeño en una entidad es clave para mejorar su estrategia y lograr el éxito en sus objetivos. Para ello, el Balanced Scorecard (BSC) o Cuadro de Mando Integral es perfecto porque nos permite realizar un seguimiento constante y continuo de la gestión de la empresa y comprobar el cumplimiento de los objetivos.
Por esta razón, una vez conocemos qué es el BSC o Balanced Scorecard y cómo utilizarlo en la empresa, en este artículo queremos comentarte cuáles son sus ventajas y desventajas.
Ventajas
El blanced escorecard proporciona a los líderes una visión estructural, cubriendo todas las áreas de la empresa de forma fácil, lo que permite un mayor control sobre el cumplimiento de los objetivos.
Este método se basa en el equilibrio y la alineación entre los elementos de la estrategia y los elementos operativos.
Facilitar esta estructuración de la estrategia, así como una comunicación sencilla y visual a los empleados, permite que estos tengan claro cuáles son los objetivos y se identifiquen más con ellos, así como el que puedan comprender cuáles son los elementos estratégicos empleados y cómo se afectan entre sí.
Es decir, esa facilidad para estructuras y comunicar forman parte también de las ventajas de su utilización, si bien existen otras dos más representativas, como son:
Como consecuencia de la gran cantidad de información que llega a los puestos directivos, con el blanced escorecard, se facilita el análisis de la información global de una manera rápida, proporcionando los datos necesarios para conocer la situación real de la empresa para la monitorización de la actividad.
La alineación de los distintos departamentos y divisiones de la empresa
Como mencionábamos en el párrafo anterior, el BSC nos permite ver todos los departamentos y divisiones de nuestra empresa, los cuales se deben alinear con la estrategia común, algo que el balanced scorecard nos facilita.
Con este método se puede ver si existe o no la alineación y vinculación entre los indicadores y las iniciativas; así como entre estas últimas con los objetivos y las líneas estratégicas de la empresa.
Es decir, todas las áreas de la empresa centran sus esfuerzos hacia el cumplimiento de las mismas metas, de forma que podremos ver las relaciones causa-efecto y esto fortalecerá los vínculos y relaciones entre los departamentos que podrán ver los efectos de los esfuerzos y sinergias compartidos.
Nos permite obtener una ventaja competitiva, mediante la identificación de los objetivos y los indicadores como sistemas de control que permitan analizar las desviaciones respecto de la meta, identificando las áreas de mejora, así como la validación de los procedimientos.
Permite conjugar las metas individuales de los empleados con las de la organización
Como comentamos ya desde el inicio, este método admite el centrar la estrategia de todas las áreas de nuestra empresa y tener una visión global a través de un mapa estratégico, lo que permite a los empleados alinear sus objetivos con los de la empresa. Es decir, un trabajador que tiene unos objetivos regulares de desempeño puede ver y vincular esos objetivos establecidos con los de su equipo de trabajo, departamento o área, y también con los de su empresa.
Por lo tanto, el balanced scorecard permite a todos los empleados mantener relación directa entre lo que ellos están haciendo para mejorar sus objetivos y lo que la empresa también está realizando en su totalidad, con el mismo fin.
Establece un sistema de retroalimentación, manteniendo la atención para conseguir los objetivos estratégicos, permitiendo el control de la evolución de la empresa.
Se crea una vía de comunicación entre la alta dirección que marca los objetivos dentro de la estrategia y los esfuerzos que realizan los empleados para conseguirlos, proporcionando los mecanismos para actualizar y mejorar de forma sistemática, es decir, relacionando los objetivos estratégicos con los objetivos operativos, alineando los esfuerzos diarios de mejora continua.
Desventajas
Como es obvio, al igual que cualquier otra metodología que podamos utilizar, tiene sus pros, pero también sus contras. Por ello, vamos a analizar algunas de sus desventajas.
Una de estas desventajas sería la gran cantidad de material teórico existente sobre su utilización ya que, entre los libros publicados y los estudios realizados, abruma el volumen total de información. Sobre todo, porque se precisa de unos conocimientos concretos para su implementación, y no será muy útil copiar simplemente la metodología a través de ejemplos, sino que deberemos conocer la metodología para personalizar el plan estratégico para nuestra empresa.
No obstante, al igual que comentábamos sobre las ventajas en el punto anterior, vamos a detenernos en otras dos desventajas: la rigidez y el apoyo preciso por parte de los líderes de la empresa.
Las estrategias están basadas en una serie de hipótesis en relación con los objetivos, formando una cadena de causa y efectos, que cuenta con elementos subjetivos. No proporciona métodos claros para conseguir la estrategia.
Dado que el balanced scorecard representa un activo intangible, es difícil de establecer la relación causa-efecto entre los objetivos estratégicos y el modelo de gestión.
Deben definirse de forma particular para cada empresa, no se pueden aplicar los balanced scorecard de una empresa en otra, ni siquiera del mismo sector.
Su rigidez
En ocasiones, realizar el cambio a una metodología con balanced scorecard o BSC puede ser causa de confusión interna en la empresa. La adaptación conllevará un tiempo y algunos líderes pueden abandonar para continuar con sus métodos anteriores. Si ocurre esto, sí puede ser demasiado ardua la tarea.
Lo importante, para que esto no llegue a ocurrir en tu empresa, es que la cultura de empresa y su método interno de toma de decisiones se ajuste a la estructura lógica que ofrece el BSC, y no obsesionarse con un formato ya establecido de manejo en algún manual leído porque los problemas pueden hallarse precisamente en dicho manual.
El apoyo por parte del liderazgo de la empresa
Está claro, tal y como señalamos en el punto anterior, el apoyo de los líderes de los diferentes departamentos de la empresa es esencial si queremos que el BSC funcione correctamente. Si estos dudan de que sea una buena opción o no les agrada o lo ven poco viable, tendrá problemas con su tarjeta de puntuación.
No olvidar que este método requiere una revisión global y constante de cómo se administra o ejecuta, y no es un proyecto con fecha de caducidad definida. No se puede implementar un balanced scorecard y luego seguir utilizando los antiguos formatos porque no funcionará.
Soluciones para el Balanced Scorecard
Para evitar los problemas especificados en el epígrafe anterior, vamos a enumerar algunas soluciones, centrando las explicaciones pormenorizadas en cómo comenzar de forma simple y crear un balanced scorecard personalizado en base a nuestras necesidades, y de gran nivel.
Comienza de forma simple y haz un cuadro de mando de gran nivel
El primer paso es desterrar expectativas no basadas en la realidad de nuestras necesidades y comenzar de manera simple, construyendo simplemente un mapa estratégico que describa correctamente a nuestra empresa. A continuación, para comprobar si ese mapa realiza o no un buen trabajo, comunicaremos su estrategia a toda la organización, líderes y empleados (recordemos que uno de los beneficios consiste en su alienación). Para finalizar, deberemos establecer las metas más altas y colocarlas de forma que su visión sea correcta, estableciendo de forma clara los vínculos críticos de causa-efecto que nos marcarán la evaluación del rendimiento.
Para diseñar el balanced scorecard a nivel de la alta dirección, hay que aclarar cuál es la misión y estrategias de la empresa, conforme a lo anterior, se tienen que establecer unos objetivos e indicadores y a continuación definir los procesos que se deben establecer para alcanzar los objetivos, identificando los procesos clave. Los objetivos deben ser coherentes con los objetivos estratégicos, asegurando que el trabajo se basa en hechos y no en creencias u opiniones.
Una vez que se definen las áreas de mejora y objetivos, se debe desarrollar el plan de trabajo con las tareas necesarias para alcanzar los resultados, estableciendo un sistema de control o supervisión de los indicadores de acuerdo con los objetivos y estableciendo un sistema de mejoras y acciones correctivas cuando las mejoras planteadas no consiguen los resultados esperados, de forma que se pueda identificar la raíz del problema y preparar un plan de acción para eliminar su efecto.
Para evitar los problemas de no aceptación por parte de los líderes, comuniquemos al director ejecutivo por qué es adecuado el balanced scorecard creado, pero escuchemos también sus dudas y preocupaciones. Además, invirtamos en un software bueno que complemente y permita ver a todos los implicados en la empresa la estrategia, esto hará que se vayan sintiendo parte de ella. Incluso seamos flexibles en la utilización del BSC, pudiendo cambiar no solo los nombres de las diferentes estrategias, sino también todo el cuadro de mando para que esté totalmente actualizado y refleje con precisión las nuevas realidades de la empresa. Dando una imagen de transparencia donde todos, y todo, son esenciales para llegar a la meta final.
Cuando el balanced scorecard está implantado en la empresa, la actividad estará guiada por la estrategia y formará parte de la cultura organizacional.
