¿Qué son y por qué son útiles los KPIs?
Puede definirse un KPI diciendo que es un valor medible que demuestra la eficacia con la que una empresa está logrando los objetivos comerciales clave.
En la nueva era empresarial, para conocer el estado de desarrollo de una compañía, se utilizan determinados datos cuantificables o matriz de indicadores, que se conocen con las siglas KPI (Key performance indicator), referido a los datos que reflejan el rendimiento.
No obstante, existe una tendencia en los negocios actuales a realizar un uso excesivo de los KPIs. Para poder determinar cuáles deben ser los KPIs más adecuados, es necesario identificar los procesos clave para el éxito de las empresas.
En el departamento de RR HH o de personal, el indicador o métrica clave de rendimiento es un valor medible que ayuda a realizar un seguimiento de los objetivos organizativos predefinidos de la gestión de recursos humanos.
Utilidad de un KPI
Una vez que tenemos claros los objetivos estratégicos, los KPIs nos deben proporcionar la información y datos para la toma de decisiones, partiendo de un dato actual o -KPI inicial- y marcando la meta donde se quiere llegar -KPI final-, permitiendo una evaluación de todo el proceso.
A diferencia de los datos de la empresa que se pueden contabilizar fácilmente, como es el estado financiero, ventas, productos, clientes, etc., es necesario medir el posicionamiento de la empresa en relación con el mercado con otras variables.
La determinación de los KPIs dependerá de la actividad o negocio y la complejidad de algunos valores viene determinada por elementos que son intangibles, pero capaces de generar beneficio económico futuro y determinan el lugar de la empresa en el mercado.
Un KPI puede ser un número o un porcentaje
Por ejemplo, el número de visitas a un artículo de tu blog es un número: 125 visitas
En cambio el porcentaje de rebote es un porcentaje: 60% de porcentaje de rebote.
Un KPI no es lo mismo que una métrica.
El KPI es una manera de medir si una acción o varias están respondiendo con efectividad a los objetivos definidos por la organización. En cambio una métrica, que es algo que se mide, puede convertirse en un KPI si por cualquier causa se convierte en importante para la estrategia de tu compañía.
Los KPIs están relacionados con los objetivos por una razón sencilla, son los que miden el rendimiento de cada objetivo. Por eso es importante definir bien un KPI
¿Cómo establecer un buen KPI?
Un buen KPI debe responder a objetivos SMART: especifico, mediable, realizable, relevante y establecido en el tiempo. Además deben cumplir estas características::
· Existente: parece obvio, pero no puedes medir algo que no existe. No podrás medir las visitas a tu blog, por ejemplo, si no tienes. O no podrás medir tus leads si no has llegado a generar ninguno
· Relevante para el negocio: No sirve de mucho medir los números de me gusta en una red social, por ejemplo, si no van acompañados de otras acciones, como comentarios. Y éstos a su vez tampoco serán demasiado relevantes si no se acompañan de interacciones, visitas a tu web o conversiones
· Importante, con contribución del KPI al objetivo principal del negocio. El KPI tiene que demostrar que tu empresa crece, si tu negocio crece y vendes más productos o servicios.
· Que sea básico para tomar iniciativas inteligentes. Tu indicador clave de desempeño primario tiene que guiarte a hacer elecciones inteligentes.
· Que sea medible periódicamente. Esto te permitirá tomar decisiones sobre lo que funciona y no funciona
Elementos a analizar para determinar los KPIs de una organización
Para poder determinar los objetivos estratégicos y su medición a través de los KPIs, será necesario realizar un análisis interno y externo en todas las dimensiones que pueden influir en el desarrollo.
Así, se deberá tener en cuenta el entorno donde opera la organización y las variables que le pueden influir, tanto a nivel político, económico, ecológico, sociocultural, tecnológico, ético y legal (análisis PESTEEL).
Por otro lado, se debe realizar un análisis del sector, estudiando a la competencia que ofrece los mismos productos o servicios, tanto la competencia directa, indirecta y los competidores potenciales: clientes, espacios geográficos donde operan, grados de concentración o dispersión, previsión de evolución, etc.
En cuanto al análisis interno, se deben analizar las fortalezas y debilidades para el desarrollo competitivo, los recursos, factores y medios de los que dispone la empresa.
KPIs en RR HH
Los departamentos de RR.HH. utilizan KPIs para optimizar los procesos de contratación, el compromiso de los empleados, las tasas de rotación, los costes de formación, etc.
Los principales indicadores clave de rendimiento y métricas de recursos humanos que todo profesional y gerente de recursos humanos debe conocer son:
1. Tasa de absentismo: evalúa el compromiso de los trabajadores/as
2. Horas extraordinarias: para valorar en detalle la carga de trabajo de los empleados
3. Costes de capacitación: analiza las inversiones en los empleados
4. Productividad de los empleados: realizar un seguimiento de la eficacia general de su fuerza laboral
5. Satisfacción del talento: asegurarse de que los empleados están satisfechos a largo plazo
6. Coste por contratación: analizar lo que se necesita para encontrar el ajuste perfecto
7. Tasa de conversión de reclutamiento: para encontrar el mejor método de reclutamiento
8. Tiempo para encontrar un nuevo empleado: controlar cuánto tiempo se necesita para encontrar un nuevo empleado
9. Calificación del talento: evalúa la calidad de los empleados
10. Tasa de rotación de empleados: ver cómo funcionan los esfuerzos de retención
11. Tasa de rotación de talentos: para valorar cuantos talentos cambian continuamente
12. Tasa de despidos averiguar si se están contratando a los empleados adecuados
13. Proporción de mujeres a hombres: para comprender la diversidad de género en tu empresa
14. Empleados a tiempo parcial: observar la evolución de los trabajadores a tiempo parcial a lo largo del tiempo
15. Tiempo promedio de estancia: para ver cuánto tiempo permanecen los empleados en la empresa
Ejemplos de KPIs
Podemos poner KPIS y sus ejemplos ateniendo a la clasificación departamental de los indicadores clave de rendimiento:
KPIs de RR.HH
Ø Coste de contratación real frente al presupuestado
Ø Tasa anualizada de rotación voluntaria de empleados
Ø Tasa anualizada de rotación voluntaria
Ø Plantilla promedio de empleados que atiende cada empleado de recursos humanos (RR.HH.) que trabaja
Ø Costos promedio de entrevista
Ø Duración promedio de la colocación en meses para el gerente
Ø Duración media de servicio de todos los empleados actuales
Ø Duración media del servicio de todos los empleados que se han separado
Ø Colocación promedio de meses
Ø Número medio de horas de formación por empleado
Ø Número medio de días de vacaciones por empleado
Ø Puntajes de desempeño promedio de los empleados que se van
Ø Salario promedio
Ø Salario promedio de todos los empleados que reportan al gerente seleccionado
Ø Coste medio de contratación por contratación
Tiempo promedio que los empleados están en el mismo trabajo / función
KPIs de ventas
Están dirigidos a convertir en ventas y facturar un servicio o producto específico. Existen hasta 30 indicadores encargados de monitorizar las ventas.
Algunos ejemplos de KPIs de ventas son:
Ø La satisfacción del cliente
Ø El compromiso y la motivación del equipo comercial
Ø Niveles de facturación
Ø Número de visitas cerradas
KPI de redes sociales
Resultan de gran valor cuando se quiere conocer el impacto pagado u orgánico de las publicaciones en las redes sociales, así como la participación y la influencia que tienen en el retorno de la inversión. Un parámetro que ayudará a conocer el rendimiento y lo que aportan estos canales al desarrollo de la empresa.
Ejemplos de KPIs de redes sociales:
Ø Número de seguidores
Ø Alcance
Ø Engagement
Ø CTR (Click Through Rate)
KPI retail
Ideados para aumentar las ventas y reducir los gastos en comercios textiles y del sector consumo.
Ejemplos de KPIs de retail:
Ø Número de visitas
Ø Horas con mayor tránsito
Ø Ventas por visita
Ø Ticket promedio
KPI de logística
Específicos para calcular el rendimiento y el nivel de optimización de los distintos procesos del negocio (mejorar la calidad, incrementar la productividad, minimizar errores, etc.). Son la base sobre la que mejorar de forma continua dentro de una organización.
Ejemplos de KPIs de logística:
Ø Rotación de inventario
Ø Rotura de stock
Ø Plazo de aprovisionamiento
Ø Coste de transporte sobre ventas
KPI de producción
Estrechamente relacionados con el anterior y fundamentales para favorecer la mejora constante de los procesos de producción de la compañía.
Ejemplos de KPIs de producción:
Ø Coste medio de la orden de compra
Ø Errores de previsión de demanda
Ø Tiempo de inactividad
Ø Horas trabajadas en producción
KPI financieros
Focalizados en una estrategia de crecimiento, reducción de costes, aumento de beneficios y optimización de activos.
Ejemplos de KPIs financieros:
Ø Margen de utilidad
Ø ROI (Retorno de la inversión)
Ø Apalancamiento financiero
Ø Punto de equilibrio
KPIs marketing digital
Ayudan en la medición del rendimiento de las operaciones destinadas a conseguir leads, conversiones en cada campaña, influenciar en el público objetivo, los impactos de un banner… Y donde es importante conocer qué hace cada acción. Por eso cada indicador en el marketing digital debe ir acompañado de un valor específico que ayude a escoger los diferentes canales que se tengan disponibles para llegar al cliente.
Ejemplos de KPIs de marketing digital:
Ø Tráfico
Ø Usuarios recurrentes y nuevos usuarios
Ø Tiempo de permanencia
Ø Leads conseguidos
En conclusión, las empresas tienen la oportunidad de disponer de determinados datos que les ayuden a mejorar el desarrollo de su plan de negocio. Estos datos han de ser recogidos gracias a diferentes tipos de KPIs que consigan maximizar su rendimiento dependiendo de su actividad y sector.
Gracias a ellos serán capaces de gestionar y desarrollar mejores estrategias de marketing que permitan obtener un mayor impacto sobre sus clientes y un mejor resultado económico.
